フリーランスとして順調に活動を続けていると、仕事の依頼が増えていきます。それはそれでありがたいことですが、そうなった場合に困るのは、すべての仕事を引き受けられるわけではないということです。時間的な制限や、条件面で折り合いがつかないなど、契約に至らないケースが出てきます。
そこで重要になるのが、仕事の断り方です。今の時代はメールなどのメッセージでやり取りする機会が多いため、仕事もメールで断る場合が多いです。しかし、メールは文章だけでのやり取りであるため、互いの表情や声のトーンなどが伝わらず、文面のみで印象が決まってしまいます。時には認識がすれ違ってしまう場合もあるでしょう。仕事の断り方は、メールでのやり取りの中でも重要ということです。
仕事を断るということはどうしてもネガティブな側面があり、メールの文面によっては、失礼になってしまったり、印象が悪くなってしまったりします。言葉足らずだったり、良かれと思って書いたことが相手にはマイナスな印象で受け止められることもあります。
その結果、一回仕事を断っただけで、その後まったく仕事の依頼が来なくなった、ということも起こり得ます。たまたま今回は都合がつかず断らざるを得ないが、今後に向けて良好な関係を保ちたいと言うときには、メールでの仕事の断り方が重要になります。
本記事では、フリーランスがメールで仕事を断る際の注意点や確認事項をご紹介します。
そこで重要になるのが、仕事の断り方です。今の時代はメールなどのメッセージでやり取りする機会が多いため、仕事もメールで断る場合が多いです。しかし、メールは文章だけでのやり取りであるため、互いの表情や声のトーンなどが伝わらず、文面のみで印象が決まってしまいます。時には認識がすれ違ってしまう場合もあるでしょう。仕事の断り方は、メールでのやり取りの中でも重要ということです。
仕事を断るということはどうしてもネガティブな側面があり、メールの文面によっては、失礼になってしまったり、印象が悪くなってしまったりします。言葉足らずだったり、良かれと思って書いたことが相手にはマイナスな印象で受け止められることもあります。
その結果、一回仕事を断っただけで、その後まったく仕事の依頼が来なくなった、ということも起こり得ます。たまたま今回は都合がつかず断らざるを得ないが、今後に向けて良好な関係を保ちたいと言うときには、メールでの仕事の断り方が重要になります。
本記事では、フリーランスがメールで仕事を断る際の注意点や確認事項をご紹介します。
フリーランスがメールで仕事を断る際に重要なこと
フリーランスがメールで仕事を断る際、まずは文面よりも一般的な考え方を把握する必要があります。逆に言えば、この考え方を把握したうえで、ある程度オブラートに包みながらも素直な表現でメールを書けば、うまくいく場合が多いでしょう。
仕事を断るということは、相手が自分に仕事を依頼してくれたということです。そのため、まずは自分を選んでもらえたことへの感謝と、それを断る心苦しさを伝える必要があります。自分一人に依頼したわけではなく、多数に依頼しているような場合であっても、この考え方は同様です。
仕事を受けられない理由は、時に伝えにくい場合もあります。そのため、遠回しに表現したり、嘘の理由を伝えてしまったりするケースが見受けられます。しかし、簡潔に本当の理由を伝えた方が良いでしょう。特に今後も依頼が欲しい場合や、条件交渉をしたい場合はなおさら本当の理由を伝えるべきです。
たとえば金額面が断る本当の理由であるにも関わらず、時間がないといった理由に変えた場合、相手は納期を伸ばして提案してくるかもしれません。そうなると、ますます断るのが難しくなります。何度かやり取りをして、最終的に嘘の理由で断ったのを察してもらってやり取りが終了するようなことになるかもしれません。
このように本心と異なる理由で断ってしまうと、話が噛み合わなくなった際に印象が悪くなります。今後の依頼がなくなる可能性が高いため、多少伝えにくいと感じたことでも、簡潔に伝えるべきでしょう。自分の考えを率直に伝えることで、たとえば条件変更について向こうから切り出してくることがあるかもしれません。
簡潔かつ正直に伝えることが重要ですが、同時に丁寧な言い回しも必要です。クッション言葉を添えることや、申し訳なさはきちんと記載したうえで、断る理由を簡潔に伝えることです。ストレートに短い文章で正直に理由を書けば良いわけではないので、その点は要注意でしょう。
断って終わりだと、今後仕事の依頼がなくなる可能性が高いです。そのクライアントからの依頼が今後も必要ない場合は、あえて今後のことに言及しないという選択肢もあります。しかし、今後も関係性を良好に保ちたい場合は、今後の要望を伝えるようにしましょう。
スケジュールが理由で依頼を断る場合、いつごろであればスケジュールが空いているといった前向きな情報を伝えることで、先方が受ける印象が大きく変わります。仕事の方向性が合わないときなどは、どういった仕事であれば受けやすいかを知らせておいた方が行き違いを減らして双方のためになります。
希望の仕事内容や希望単価などは伝えておいた方が良いです。これらの要望を伝えることで依頼が減る可能性もありますが、希望条件からズレる内容での依頼だと再度断ることになるのでお互いに無駄が多いです。
なんでもやりますという人よりも、特定の分野のスペシャリストとしてその分野はお任せくださいというスタンスの方が、依頼する側も安心して依頼しやすく、情報が頭に残りやすくなります。
仕事を受けられないことは申し訳ないと伝える
仕事を断るということは、相手が自分に仕事を依頼してくれたということです。そのため、まずは自分を選んでもらえたことへの感謝と、それを断る心苦しさを伝える必要があります。自分一人に依頼したわけではなく、多数に依頼しているような場合であっても、この考え方は同様です。
仕事を受けられない理由は簡潔に
仕事を受けられない理由は、時に伝えにくい場合もあります。そのため、遠回しに表現したり、嘘の理由を伝えてしまったりするケースが見受けられます。しかし、簡潔に本当の理由を伝えた方が良いでしょう。特に今後も依頼が欲しい場合や、条件交渉をしたい場合はなおさら本当の理由を伝えるべきです。
たとえば金額面が断る本当の理由であるにも関わらず、時間がないといった理由に変えた場合、相手は納期を伸ばして提案してくるかもしれません。そうなると、ますます断るのが難しくなります。何度かやり取りをして、最終的に嘘の理由で断ったのを察してもらってやり取りが終了するようなことになるかもしれません。
このように本心と異なる理由で断ってしまうと、話が噛み合わなくなった際に印象が悪くなります。今後の依頼がなくなる可能性が高いため、多少伝えにくいと感じたことでも、簡潔に伝えるべきでしょう。自分の考えを率直に伝えることで、たとえば条件変更について向こうから切り出してくることがあるかもしれません。
丁寧な言い回しで伝える
簡潔かつ正直に伝えることが重要ですが、同時に丁寧な言い回しも必要です。クッション言葉を添えることや、申し訳なさはきちんと記載したうえで、断る理由を簡潔に伝えることです。ストレートに短い文章で正直に理由を書けば良いわけではないので、その点は要注意でしょう。
今後の要望を伝える
断って終わりだと、今後仕事の依頼がなくなる可能性が高いです。そのクライアントからの依頼が今後も必要ない場合は、あえて今後のことに言及しないという選択肢もあります。しかし、今後も関係性を良好に保ちたい場合は、今後の要望を伝えるようにしましょう。
スケジュールが理由で依頼を断る場合、いつごろであればスケジュールが空いているといった前向きな情報を伝えることで、先方が受ける印象が大きく変わります。仕事の方向性が合わないときなどは、どういった仕事であれば受けやすいかを知らせておいた方が行き違いを減らして双方のためになります。
希望の仕事内容や希望単価などは伝えておいた方が良いです。これらの要望を伝えることで依頼が減る可能性もありますが、希望条件からズレる内容での依頼だと再度断ることになるのでお互いに無駄が多いです。
なんでもやりますという人よりも、特定の分野のスペシャリストとしてその分野はお任せくださいというスタンスの方が、依頼する側も安心して依頼しやすく、情報が頭に残りやすくなります。
仕事を断る前にやるべきこと
仕事を断る際の考え方について紹介しましたが、今後も継続して仕事が欲しい場合、基本的には断らない方が良いでしょう。そこで、条件を変更することで対応できないか、自分以外の人が対応できないか、といったことを考えるのがおすすめです。
条件変更することで対応できそうな場合は、条件変更を提案するのも一つの手です。特に納期の問題であれば、ある程度は柔軟に対応してもらえる場合が多いでしょう。金額面での条件変更は提案しにくいかもしれませんが、それが理由で断らざるを得ない場合は、提案してみることをおすすめします。
今後同じ相手から依頼してもらう際に、相手も金額を考慮してくれるというメリットがあります。仕事内容の変更などについては、積極的に提案してみるべきです。プロとして依頼を受けているので、相手よりも自分の方が仕事の内容に詳しい場合も多いでしょう。積極的に提案することで、相手もより安心して依頼しやすくなるはずです。
自分が仕事を断れば、相手は代わりに別の人に依頼する可能性が高いでしょう。そのため断るだけでも問題はないのですが、代わりの人を用意すればより親切です。また代わりの人を用意することで、つながりができます。
再委任が認められている場合は、自分が仕事を受けて別の人に依頼する方法もあるでしょう。また自分が別の人に依頼することで、今後その人から自分も依頼してもらえる可能性があります。このように、単に仕事を断るよりも代わりの人を用意することで複数のメリットがあります。
条件変更を提案する
条件変更することで対応できそうな場合は、条件変更を提案するのも一つの手です。特に納期の問題であれば、ある程度は柔軟に対応してもらえる場合が多いでしょう。金額面での条件変更は提案しにくいかもしれませんが、それが理由で断らざるを得ない場合は、提案してみることをおすすめします。
今後同じ相手から依頼してもらう際に、相手も金額を考慮してくれるというメリットがあります。仕事内容の変更などについては、積極的に提案してみるべきです。プロとして依頼を受けているので、相手よりも自分の方が仕事の内容に詳しい場合も多いでしょう。積極的に提案することで、相手もより安心して依頼しやすくなるはずです。
代わりの人を用意できないか検討する
自分が仕事を断れば、相手は代わりに別の人に依頼する可能性が高いでしょう。そのため断るだけでも問題はないのですが、代わりの人を用意すればより親切です。また代わりの人を用意することで、つながりができます。
再委任が認められている場合は、自分が仕事を受けて別の人に依頼する方法もあるでしょう。また自分が別の人に依頼することで、今後その人から自分も依頼してもらえる可能性があります。このように、単に仕事を断るよりも代わりの人を用意することで複数のメリットがあります。
フリーランスは仕事の断り方も重要
フリーランスは仕事の受け方だけでなく、断り方もその後の仕事に影響してきます。仕事の断り方によって、その後も依頼してもらえるかどうか、どのような条件で依頼してもらえるか、といったことが変わってきます。
また基本的に仕事を断ることにはマイナス面もあるため、今後その相手から依頼してもらいたい場合は断らずに済む方法はないか検討してみましょう。具体的には、納期を伸ばしてもらう、金額を上げてもらう、別の人に再委任して良いか確認する、といったことが考えられます。
フリーランスとして仕事を続けていると、どうしても相手の提示している条件で仕事を受けるのが難しい場合があります。スキル的に難しい場合もあれば、他の仕事との兼ね合いから取捨選択しなければならないことも多いでしょう。
仕事を断る機会はほぼ確実にあるはずなので、仕事の断り方も一つのスキルと捉え、考え方や方法を確立していってください。
また基本的に仕事を断ることにはマイナス面もあるため、今後その相手から依頼してもらいたい場合は断らずに済む方法はないか検討してみましょう。具体的には、納期を伸ばしてもらう、金額を上げてもらう、別の人に再委任して良いか確認する、といったことが考えられます。
フリーランスとして仕事を続けていると、どうしても相手の提示している条件で仕事を受けるのが難しい場合があります。スキル的に難しい場合もあれば、他の仕事との兼ね合いから取捨選択しなければならないことも多いでしょう。
仕事を断る機会はほぼ確実にあるはずなので、仕事の断り方も一つのスキルと捉え、考え方や方法を確立していってください。
