フリーランスが経費にできるものとは 迷わず会計処理するために知っておくべきこと

フリーランスをしていると、何が経費にできるものなのか迷うことが多いです。

しかし、経費として計上できる基準は定められているので、基準を知れば迷わずに会計処理が可能です。

そこで今回の記事では、フリーランスが経費計上できるものや領収書を無くしてしまったときに経費計上をする方法について解説します。

フリーランスが経費にできるものは以下の通りです。

開業費用

開業するための準備にかかった費用は「開業費」として計上可能です。
どれくらい前までの経費を開業費として計上できるのか明確な定めはありません。開業にかかった経費だとしっかり説明できれば問題ありませんが、開業日から1年前程度を目安にして経費計上するといいでしょう。

開業費には以下のようなものがあります。

・打ち合わせなどにかかる交通費

・電話やインターネットなどの通信費

・研修のためのセミナー参加費用

・文房具などの購入費用

・ホームページ作成など広告費用

このように事業を始める前の支出も経費にできるので、開業前だからといって領収書は捨てないで、必ず保管しておきましょう。

打ち合わせ費用

顧客などと飲食店や喫茶店で打ち合わせをした場合の食事代は経費にできます。
税務調査の際には、誰と打ち合わせをしたのか聞かれることがあります。すぐに答えられるように領収書の裏に誰と行ったのかをメモしておきましょう。

家賃・水道光熱費

自宅を事務所にしているフリーランスは、家賃や水道光熱費を経費にできます。しかし、すべてを経費にできるわけではありません。
「家事按分」と言って、事業用に使用した部分だけを経費にできます。
例えば、家賃は事業で使用している面積とプライベートで使用している面積をもとに経費を算出します。
水道光熱費は、仕事で使用している時間や使用日数をもとに経費を算出します。
どのように按分割合を決めたのか、説明できるようにしておきましょう。

消耗品

文房具やパソコン、仕事部屋の蛍光灯など事業で使用する消耗品は経費に計上可能です。
ただし、白色申告であれば10万円、青色申告であれば30万円を超えるものは、備品に計上して、毎年減価償却をしていく必要があります。

書類の郵送費用

請求書を送る際などの切手は「通信費」として計上可能です。

ここでは、なぜ経費を計上するのかなど、税金との関係について解説します。

経費が増えると税金が安くなる

フリーランスにかかる所得税は、以下のように計算されます。

1. 売上（収入）-経費＝所得


2. 所得-各種控除＝課税所得


3. 課税所得×所得税率＝所得税

このように、所得税は売上にかかるわけではなく、経費や各種控除を引いた後の「課税所得」をもとに計算されます。
そのため、経費が増えれば増えるほど課税所得が減少するので、結果的に支払う税金も低くなります。

フリーランスの経費として認められる基準とは

会計処理をする際に、よくある悩みが「どれが経費になるのか」という問題です。
使ったお金をすべて経費にできるわけではありません。
フリーランスが経費として計上できる基準は以下の2つです。

・事業のために使ったお金であること

・事業の売上に貢献していること

税務調査が入った際に、計上した経費がどのように事業に関係しているかを説明できれば問題ありません。
しっかりと説明できると思ったものは経費に計上して、説明できないものは計上しないようにしましょう。

領収書をもらい忘れたり、後から領収書が見つかったりした場合など、経費になるものを計上し忘れてしまうことがあります。

このように、経費の計上が漏れていたとしても、税務調査で問題になることはありません。経費が漏れていると利益が増えて、支払う税金も増えます。そのため、税務署には何の不利益もありません。

ただし、フリーランス側としては税金が増えますし、前期との比較も正確に行えなくなってしまいます。

後から出てきた領収書などを計上するのは面倒ですが、経費はできるだけ漏れなく計上しましょう。

領収書は1年で数百枚、多いと数千枚になることがあります。そのため、上手に保管して後から探しやすいようにしておきましょう。

封筒やスクラップブックに保管する

領収書は無造作に保管していると、紫外線の影響や擦れなどで印字が消えてしまうことがあります。
そのため、封筒やスクラップブックに保管すれば、きれいな状態のまま残せます。

封筒に保管する際は、月ごとに12枚の封筒を用意して、その中に領収書を入れます。月ごとに分けておけば、後から領収書を探しやすくなります。
スクラップブックに張り付ける場合は、日付順にしておけば同じく後から探しやすいです。
ただし、丁寧にやり過ぎると時間がかかり、本業に使える時間が減ってしまいます。神経質にならないで、ある程度 綺麗にするつもりで保管しましょう。

パソコンにデータで保管する

パソコンにデータで保存をすれば、領収書の保管スペースが不要になるので、事務所のスペースを有効活用できます。
また、データ名を「〇月〇日　会食費用」などとしておけば、検索ですぐに目的の領収書を発見可能です。
以前は領収書をデータ保存するには、3か月前までに税務署への申請・承認が必要でした。
しかし、2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、税務署への申請は不要となりました。
領収書のデータ保存は、多くのメリットがあるのでぜひ試してみてください。

領収書が増えてくると、管理しきれずに紛失してしまうことがあります。その場合は、以下のように対応しましょう。

領収書の再発行を依頼する

まずは、利用したお店で領収書が再発行できないか確認しましょう。
ただし、領収書の再発行は法律で義務付けられていないので、対応していないお店も多いです。
タクシーやコンビニなどで現金払いをすると、後から支払ったことを証明するのは難しいので、基本的に再発行には対応していません。

レシートを代用する

領収書が無くても、レシートで経費計上することが可能です。
レシートには何を購入したか細かく記載されています。領収書のように「お品代」などと内容が分からない記載の仕方がされていないので、レシートの方が証拠としての力が強い場合もあります。
その他にも、日付や代金なども記載されているので、レシートを代用することはまったく問題ありません。

クレジットカードの利用明細を代用する

クレジットカードを利用して購入した場合は、お店から利用明細が発行されます。
この利用明細をもとに経費計上が可能です。
注意したいのは、クレジットカード会社が毎月発行する請求明細ではなく、お店から発行される利用明細という点です。
実務的にはクレジットカード会社が発行する請求明細から経費を計上することもありますが、税務調査では認められない可能性があります。

フリーランスの領収書の保管期間

領収書は確定申告が終わったからといって、廃棄してはいけません。領収書の保管期限は、所得税法で以下のように定められています。

・青色申告：領収書の保管期間は7年（ただし前々の所得が300万円以下の場合は5年）

・白色申告：領収書の保管期間は5年

ただし、パソコンなどにデータで保管しておく場合は、領収書の原本を保管しておく必要はありません。

フリーランスが経費として計上可能なのは、事業のために支出をして売上に貢献していることが条件です。

税務調査の際にどのように事業と関連があるのかを説明できれば、経費に計上しても問題ありません。

支払いがあったと証明するために、領収書の保管が必要です。もしも、紛失してしまった場合は、再発行を依頼する・レシートで代用をするなどして、支払の証明をしましょう。