【永久保存版】レシートの保管方法3選、整理のコツとは

フリーランス フリーランスマネー

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確定申告には手間がかかります。効率化できる部分はできるだけ効率化したいところ。申告自体はツールを使って簡略化している人も多いですが、できる人とできない人の差が出やすいのが、実はレシートの保管方法だったりします。未整理のまま束になったレシートを前にやる気を失くしてしまう、という人も多いでしょう。

レシートは、適切に保管・管理すれば、紛失や入力漏れを防げて、申告作業の効率化にもつながります。

この記事では、レシートの代表的な保管方法3選や、保管のコツ、2023年10月1日から開始されたインボイス制度(適格請求書等保存方式)での領収書の保存、保管時の注意点などについて解説します。また、レシートの保管期間や税務調査で必要なのはレシートなのか領収書なのかといった話題にも触れています。

レシートの保管方法3選

レシートの保管方法は法律で定められているわけではありませんが、適切に保管することでレシートの束の中から目当てのレシートを簡単に見つけられるようになります。

ここでは代表的な保管方法を3つ紹介します。

ノートに貼って保管する


レシートを一枚一枚ノートに貼って保管する方法は、昔からよく行われています。顧問税理士からノートに貼るように指導された方も多いのではないでしょうか。

レシートを貼るときは、以下の要領で貼り付けましょう。

・月ごとに日付順で貼る

・ノリがはみ出さないようにする

・ある程度大雑把でOK

レシートを月別・日付順にノートに貼っていけば、後から見直す際にすぐに目的のレシートを発見可能です。

ただし、とても時間がかかる保管方法です。フリーランスは経理処理も一人で行っていることが多いので、あまりおすすめはしません。

几帳面に張り付ける必要は無く、多少日付が前後していたり、ノートからはみ出してしまったりしても問題ありません。時間をかけ過ぎずに、ある程度大雑把でも良いと割り切りましょう。

他に作業をしてくれる人がいる、どうしても日付順に綺麗に保管したいという人にはおすすめの保管方法です。

ポケット式のクリアファイルに入れる


ポケット式のクリアファイルであれば、レシートを月別にポケットに入れておくだけで簡単に整理が可能です。

日付順に探すことはできませんが、外側からレシートを見られるので何が入っているのかおおよその見当が付きます。

領収書を保管する専用のファイルも販売されているので、自分に合ったファイルを探してみましょう。


封筒に入れる


ポケット式のクリアファイルだと、ポケット数に限りがあるので勘定科目別に分けるのは難しいです。封筒を使用すれば月別・勘定科目別に分けることが可能です。

ただし、レシートの枚数が多いと、封筒からの出し入れの際に紛失や乱雑になってしまう可能性があるので、レシートをホッチキスやクリップで留めておくといいでしょう。

レシートの保管期限はいつまで?

レシートや領収書は確定申告が終わった後も、一定期間保管する義務があります。義務付けられている保管期間は、以下の通りです。

 

青色申告もしくは法人の場合:7年間

白色申告の場合:5年間

 

上記の期間は必ずレシートを保管しておくようにしましょう。レシートを保管していなかった場合、税務調査の際に経費と認められずに修正申告を求められる可能性があります。

レシート以外にも、帳簿類は一定期間の保管が義務付けられています。

 

青色申告の場合



出典:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告

 

白色申告の場合



出典:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告

さらに2023年10月1日から開始されたインボイス制度では、インボイス(適格請求書)に該当する請求書や領収書は、7年間の保存が必要です。個人事業主の場合は、「7年間保管する」と考えておけばまちがいないでしょう。

レシート保管する際の注意点

ここではレシートを保管するうえでの注意点を解説します。

感熱紙の印字消えに注意


レシートは感熱紙という、熱を加えると黒く発色する薬品が塗られている紙を使用しています。

インクを使わなくても印字できるというメリットがありますが、時間の経過とともに文字が消えてしまう場合があります。感熱紙の文字が消えてしまう原因になるものとして、光や熱・水分・油分・アルコールなどが挙げられます。

例えば、レシートをポケットの中に入れたままにすると体温で消えてしまったり、湿気が多い場所に保管すると空気中の水分の影響で消えてしまったりします。

そのため、レシートの保管場所は風通しの良い冷暗所が適しています。また、印字されている面を内側にして折りたたんで保管することも有効です。

印字が消えてしまったレシートは、経費とは認められないことが一般的です。一度、印字が消えてしまうと復活させることはできません。

もし、印字が消えかけているレシートを発見したら、コピーの設定を「濃い」にして複製しておきましょう。

レシートの紛失


時間があるときにファイルや封筒に保管しようと思っていたレシートを紛失してしまうことはよくあります。

レシートを紛失してしまった場合は、お店に再発行が可能か問い合わせてみましょう。再発行をしてくれない場合もありますが、基本的に「再発行」と印が押されたレシートを作成してくれます。

もし、再発行ができない場合は、他の証拠書類を確保しましょう。証拠書類とは経費の支払いがあったと証明できる書類です。

例えば、クレジットカードの明細書や電子マネーの決済履歴などがあります。

税務調査ではクレジットカードの明細書でなく、レシートが必要だと言われることがあります。原則的にはレシートが必要ですが、紛失した旨を説明すればクレジットカードの明細書でもOKなことが多いです。

税務調査で必要なのはレシート?領収書?

税務調査に必要なのはレシートなのか領収書なのかという質問はよくあります。一般的には、レシートよりも領収書の方が、証明力が高いと認識している方が多いのではないでしょうか。

実際の税務調査では領収書とレシートのどちらでも問題ありません。

税務調査で経費と認められるには最低限以下の項目が必要です。

・日付

・金額

・取引内容

・発行者名

これらの情報はレシートにも領収書にも記載があります。領収書には上記の項目に加えて「宛名」が記載されています。そのため、領収書は証明力が高いと認識されているのでしょう。

しかし、実際に領収書をもらうと、日付の記載が無かったり、「品物代」としか書かれておらず内容が不明だったり、宛先は「上様」となっていることもあります。

そのため、税務調査では内容が詳しく記載されていない領収書よりも、レシートの方が有効な証拠となることもあります。

レシートでも領収書でも税務調査の際に支出したことの証明となりますが、必要事項が記載されているかを確認しておきましょう。

レシートを整理する際のコツ

煩雑になりがちなレシートを綺麗に整理するコツを紹介します。

不要なレシートは捨てる


事業とは関係のないレシートを保管しておいても、確定申告には不要なのですぐに捨てるようにしましょう。(家計簿を付けている場合は事業とは別に保管してください)

個人的な支出は経費にできませんので、保管していても意味はありません。時間が経つと事業用なのか個人的な支出なのか分からなくなってしまうこともあります。

レシートを整理する習慣をつける


確定申告などの前に溜まりに溜まったレシートを整理しようとすると、その量の多さに圧倒されて、気が重くなりますよね。レシートは使ったらすぐに整理するのが理想です。それが難しい場合は、毎週日曜の夜とか月末とか日時を決めて、定期的にレシートの整理をするよう習慣づけることをおすすめします。

そうすれば確定申告の前にレシート整理に時間を取られることもなく、慌てず騒がず落ち着いて書類の作成に専念できます。

会計ソフトに入力してから整理する


ノートやクリアファイルに整理をしてから会計ソフトに入力する方もいますが、先に会計ソフトに入力した方が効率的です。

整理されていないレシートはすべて未入力だと判断できますし、入力のダブりも減らせます。先に整理してしまうと、どこまで会計ソフトに入力したか分からなくなったり、丁寧に整理しないと入力しにくくなったりします。

オンライン決済で支払った場合はどうするか

昨今は支払いを現金ではなくクレジットカードや電子マネーで行う人も多くなりました。オンライン決済でそれらの支払い方法を選んだ場合、レシートや領収書の代わりはどうするか、代用となるもの・方法について解説します。

クレジットカードの明細


オンライン決済がクレジットカードで行われた場合、クレジットカードの明細書を保存しておきます。明細には支払いの詳細や金額が記載されており、証明として使用できます。

銀行取引明細


オンライン決済が銀行口座から行われた場合、銀行の取引明細を保存しておきます。厳密には領収書ではありませんが、支払いの証憑として代用することが可能です。

支払い明細や領収書


オンライン決済後に表示される支払い明細や領収書をダウンロードして保存します。支払い金額や日付、受取人の情報などが含まれている場合、証明として使用できます。

まとめ

レシートの保管方法は、ノートに貼って保管する・ポケット式のクリアファイルに保管する・封筒に入れて保管する3つの方法が基本です。

レシートを保管する際には、文字が消えないように風通しが良い冷暗所に保管して、紛失にも気を付けましょう。保管期間は青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間です。

レシート保管は丁寧になり過ぎる必要はありませんが、自分に合った方法で適切に保管・整理をしましょう。
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