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RPAツールとは?自動化や効率化について

2019/10/01

RPAツールとは?自動化や効率化について

RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略称であり、RPAツールは自動化するためのツールです。

今回はRPAツールがどんなものか、RPAツールで自動化できる業務や作業についてご説明します。

RPAツールとは

RPAツールは基本的に同じことを繰り返す作業や決まった対応しかない業務を自動化可能とするツールです。

本来であればRPAによって自動化できる業務なのに人の手によって行っていると人的資源の無駄遣いになります。

RPAツールについて詳しく見てみましょう。

業務や作業の自動化が可能となる


RPAツールで日々の決まった業務や作業を自動化すれば、その分時間が空くようになります。

例えば、エクセルの表から目視で特定の項目のみを拾い上げて、データの集計をするといったような作業、または何百件とあるメールに対して、定型文を送るような作業をしなくてすむということです。

逆に言えば、メールの内容に対して、定型文ではない返信をすることは難しく、人間の判断が必要な業務は自動化しにくいという一面があります。

国内外問わず様々なRPAツールがある


RPAツールをWebアプリケーションやオンラインサービスとして提供している企業も増えてきました。どのRPAツールを使うべきかは非常に悩ましいところですが、自動化による恩恵は非常に大きなものであり、自動化できるものは自動化したいものです。

RPAツールを選ぶときの基準として、企業やチームとして使いこなせるのか、費用対効果や対応するアプリケーションなど、機能や運用方法などをチェックすることが大切です。

人員削減というより作業負担の軽減


RPAツールによって自動化することで、より効率的な人員配置ができるようになります。人員削減ができるという側面もありますが、どちらかと言えば作業負担の軽減を目的とするのがおすすめです。

RPAによって単調な作業や反復する業務を自動化することで、作業負担の軽減となり、ストレスフリーな環境にも繋がります。

RPAツールで自動化できる作業や業務

RPAツールで自動化と言われても、具体的に何が自動化できるのかわかりにくいこともあるでしょう。

RPAツールの種類にもよりますが、基本的にパソコンでマウスやキーボードから受け付けるような内容であれば自動化できる可能性が高いです。もちろん、人の判断を必要とするものは難しいですが、どんなことが自動化できるのか見てみましょう。

メールの自動返信


RPAツールでは、Webサイトのフォームやメールアドレスに直接来たメールに自動返信することができます。

例えば、メールが届いたことをお知らせするメール、商品の発送や予約の完了、チケットの当選の可否など、定型文で返信するものであれば自動化に向いています。

その反面、顧客からのメールの内容に応じて細かな対応を自動化することはできませんが、何百件、何千件とくるようなメールの処理の一部をしなくてすむのは確実に作業負担の軽減となります。

データの入力や集計作業


エクセルから自社のデータベースにデータを受け渡しするような作業も向いています。

まさに同じことの繰り返し、毎日の決まった業務となる部分であり、なるべくなら早い段階で自動化したい分野ですね。同じことの繰り返しによる人的なミスが防げることもあり、RPAの得意分野だと言えるでしょう。

音声による自動応対


電話応対についても、数字による対応を組み込むことで自動化することができます。

最終的に人間のオペレーターと話すための手順を残しておくことで、その他のパターン化された対応や処理と組み合わせることが可能です。

普段意識していないお決まりの作業


会社に出社したら、メールソフトを立ち上げて、業務システムに接続して、決まったファイルを開くなど、当たり前のように行っている作業も自動化しやすいです。

ご自身では意識していないようなこと、ごく自然な流れでするひとつひとつの作業も積もり積もれば膨大な時間となります。

RPAの得意分野は人間と同じ手順を瞬時に実行してくれることであり、アレを開いて、コレも開いて、あと何が必要だっけ?といったような時間も削減してくれます。

まとめ

RPAツールは業務の効率化や作業負担の軽減によって「働き方改革」に繋がっていきます。

また、人間はどうしてもミスをしてしまう生き物ですが、機械はミスをすることはありませんから、どうしても間違えてはいけないお決まりの業務を自動化することで、余計な手間暇を減らしてくれる可能性も高いです。

RPAツールによって自動化できるものは自動化し、人的資源を有効活用できるような職場環境作りを意識してみてくださいね。

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この記事を書いた人 Sackle編集部

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