RPAを導入する時の手順や事例について

2019/09/24

RPAを導入する時の手順や事例について

RPAを導入する時の手順をしっかりと理解することで、業務や作業の自動化だけでなく、業務全体の効率化や作業負担の軽減などが推進されます。今回はRPA導入時の手順や成功事例、失敗事例についてご説明します。

RPAを導入する手順とは

RPAは業務や作業を自動化することで、より効率的に人的資源を有効活用できるようになります。まずはRPAを導入する手順をチェックしてみましょう。

RPAを導入する範囲を決める


RPAを導入するためには、まず範囲を決める必要があります。闇雲に「業務全体をRPA!」などという形で話を進めてしまうと具体的に自動化したい部分の策定が難しくなるからです。

実際に仕事をしていると人の手が必要そうに見えても、実は自動化が可能な部分もあります。まずは明らかに毎日繰り返しているような作業や業務を洗い出しましょう。

RPAを導入する目的を決める


次にRPAを導入する目的をしっかりと決めるようにします。例えば、時間の短縮、作業負担の軽減、その他にも作業や業務の分担も含めて「RPAを導入することで得たい結果」を考えるのが大切です。

日々仕事をする中で「この作業よりも集中すべき仕事がある」と感じているものが少なくなればなるほど、より効率的に業務が進みますし、何よりも同じことの繰り返しによる精神的な摩耗も少なくなります。

RPAによってどのように改善されるか協議する


RPAを導入する範囲と目的を決めた後、次に具体的に自動化する方法を考案し、さらに改善されるかを協議する必要があります。大切なのは実際に作業や業務をする担当や現場の声をしっかりと聞き入れることです。

RPAによって自動化するために作業や業務を遂行する人の負担が増えてしまったり、既に効率化や自動化されているものを煩雑にしてしまったりすることがないように注意しましょう。

RPAによって他業務や作業が増えないかチェックする


RPAを導入して自動化による恩恵を受けるつもりが、RPAを導入する範囲だけでは改善されているとは言えません。他の作業や業務、部署や担当に負担を押し付ける形にならないかどうか、しっかりと検討する必要があります。

また、自動化できないものを無理に自動化させたり、逆に自動化していたものを手動にしてしまうことがないように注意しましょう。

実際にRPAを運営し定着するためのマニュアルを作成


RPAは導入することを考えるだけでなく、実際に日々の業務に組み込まなくては意味がありません。また、RPAによって自動化を推進する人と作業する人の意識や意思の差が大きいと導入し運営することは難しくなります。

実務に携わる人がスムーズにRPAによって自動化ができるようにすることもRPAを導入し成功させる鍵となるでしょう。

RPAを導入して成功する事例や失敗する事例

RPAを導入する手順でもいくつか注意点を説明しましたが、より具体的に成功した事例、失敗した事例についても把握しておきましょう。

いわゆる業務改善や働き方改革の成功事例、失敗事例とも似ています。

RPAを導入して成功した事例


RPAを導入して成功した事例として、業務の効率化や個々人毎の作業負担の軽減、精神的な摩耗の改善などが挙げられます。

本来人手を要する業務に集中できるようになれば、より良い人員配置も可能となり、企業やブランドとしてさらに拡大できる余力も増えます。

過度な作業負担による精神的苦痛が減ることで、ストレスフリーとなり、結果的に人員の定着率の向上にも繋がるでしょう。

RPAを導入して失敗した事例


RPAを導入して失敗した事例としては、自動化したつもりなだけで、逆に人的資源を増やす必要があったり、不必要な機材やシステムを導入してしてしまうなど、効率化が図れないことなどが挙げられます。

簡単に言えば、自動化するために手間が増えてしまい、より業務や作業を複雑化してしまったということです。トップダウン形式にありがちな業務改善の失敗に似ており、現場の負担が増えてしまうことでストレスの増加、離職率の向上なども考えられます。

まとめ

RPAは業務の効率化や作業負担の軽減など、業務改善に役立つ仕組みやツールです。現時点で最大限に効率化されているものを、あえて壊してしまうようなものでありませんので注意しましょう。

また、RPAを「簡単」や「便利」という言葉だけで捉えてしまうと、ただ導入すれば業務改善になると勘違いされがちです。自社やチームにとって有益であるのか、RPAを導入後、導入前の変化がどのようになるのか把握し、実務に携わる人間の声を取り入れることを忘れないようにしてください。

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この記事を書いた人 Sackle編集部

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