リモートワークを効率化する5つの方法!使わないと損をするガジェットも紹介

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働き方の多様化が進み、自宅で仕事をするリモートワークが一般的になりました。

通勤する必要がないリモートワークは、ワークライフバランスを向上させてくれますが、自宅では仕事に集中できない人も多くいます。

今回の記事では、リモートワークを効率化する5つの方法と、便利なガジェットを紹介します。

リモートワークを効率化する5つの方法

リモートワークは、タスクの明確化や優先順位付けなどの工夫が重要です。ここでは、リモートワークを効率化する5つの方法を紹介します。

チームと個人のタスクを明確にする


リモートワークでは、近くに上司や同僚がいないため、作業の進捗を上手に管理できない人がでてきます。その結果、作業が遅れて納品が遅れるなどの問題が発生します。
作業の進捗を管理するには、事前にタスク表を作成して、チームの全員と共有するのがおすすめです。メンバーの進捗状況を共有すると、他の人に見られていると感じて身が引き締まり、集中して作業を進められます。

仕事モードになる工夫をする


リモートワークは自宅が仕事場で、オンとオフの切り替えが難しく、仕事モードに入れない人が多いです。
仕事モードに入るためのスイッチを決めて、毎日繰り返すとスムーズに集中できるようになります。
仕事モードに入るためのスイッチは、以下のようなものがあります。

・シャツやジャケットなどフォーマルな服を着る
・化粧をする
・メールチェックなど簡単な作業から始める
・コーヒーを飲む

仕事に集中するためのスイッチは、人により異なります。どのような方法でも、毎日繰り返していると、それがスイッチとなります。自分なりの方法を見つけて、スムーズに作業に入れるようにしてください。

1時間ごとのストレッチを心がける


リモートワークではイスに座って作業をする時間が増え、腰や肩などに疲労が蓄積されます。慢性的に身体に痛みを感じると、心理的にも悪影響を与えて、作業効率が落ちてしまいます。
1時間に1回くらいの頻度でストレッチをおこなうと、身体の疲労が溜まりづらくなり、快適に作業できるようになります。
スタンディングデスクを使用して、立ちながら作業をするのも効果的です。

積極的に同僚とコミュニケーションをとる


テレワークではビデオ会議やチャットなどのツールを使用して、同僚とコミュニケーションを取ります。しかし、対面とは違い気軽に連絡を取りづらく、コミュニケーション不足になっているケースが多いです。
仕事の基本は報告・連絡・相談というように、コミュニケーションは欠かせないものです。
テレワーク中でも朝礼や終礼などを実施して、気軽に相談できる体制を構築しましょう。
また、不明点や連絡事項などは、ちょっとしたことでも積極的に電話やチャットなどを活用して連絡するのがおすすめです。

優先度の高い作業から処理する


多くの仕事を抱えている人は、作業に優先度をつけて順番に処理していきましょう。優先度は、重要性と緊急性の高さにより分類します。

  1. 重要性が高く、緊急性も高い

  2. 重要性は低く、緊急性は高い

  3. 重要性は高く、緊急性は低い

  4. 重要性が低く、緊急性も低い


重要性と緊急性を基準に作業を進めると、締め切り日に焦ることなく、余裕を持って質の高い仕事ができます。
優先順位を決めたら、ToDoリストを作成するのがおすすめです。
ToDoリストで残っている仕事を可視化して、優先順位に沿って作業を進めるだけで作業効率が向上します。

リモートワークを効率化するガジェット

仕事の効率を上げるには、便利なガジェットも役に立ちます。ここでは、リモートワークを効率化するガジェットを紹介します。

ノイズキャンセリングイヤホン


自宅で仕事をしていると、家族の声や外からの騒音などで集中できないことがあります。
静かに集中して作業を進めたい人には、ノイズキャンセリングイヤホンが最適です。ノイズキャンセリングイヤホンは、外部の音を取り込んで、収集した音と真逆の音を発生させ、お互いの音を打ち消します。
最近ではオフィスで作業に集中するために、ノイズキャンセリングイヤホンの使用を認めている企業もあります。
テレワークだけでなく、カフェで作業をするときや飛行機やバスなどの長距離移動・読書など、多くのシーンで活用可能です。

マルチディスプレイ


マルチディスプレイとは、パソコンを使用する際に液晶モニターの数を増やして、複数の画面を表示することです。
マルチディスプレイは、片方の画面に資料を表示しながら、もう一方でエクセルに入力できます。表示画面を切り替える必要がなく、作業効率が飛躍的に高まります。
テレワークでは、会社から支給された画面の小さなノートパソコンで、作業をするケースが多いです。小さな画面で操作しづらく、ストレスを感じている人も多いのではないでしょうか。
大きな画面で作業をすると作業効率が上がるだけでなく、ストレスも軽減できるので、ぜひ試してみてください。

ポモドーロ・タイマー


集中する時間と休憩時間を繰り返すと、仕事のペースが上がり効率的に作業を進められます。この集中方法を、ポモドーロ・テクニックといいます。
実践方法は簡単で、25分間仕事をしたら3~5分ほど休憩します。しっかりと時間を管理するために、仕事と休憩の時間を測ってくれるポモドーロ・タイマーを準備するといいでしょう。
ポモドーロ・タイマーは、わざわざ購入しなくても、Web上のサービスやアプリなどで利用可能です。

リモートワークの効率化を検証する方法

リモートワークでは、複数の効率化の方法を試して、自分に合った方法を見つけることが大切です。自分なりの方法を見つけたら、効果が出ているか検証しましょう。

効率化の効果を検証するには、KPI(重要業績評価指標)が適しています。KPIとは、定めた目標に対する達成度合いを測る指標です。

例えば、成果物の数量をKPIとすると、効率化を実施した後に、成果物が増えていれば成功といえます。

リモートワークでKPIとするべき例は、以下のようなものがあります。

 

・作業時間

・成約率(成約数)

・作業進捗率

 

KPIで効率化を検証して、効果が出ていないのであれば、別の効率化の方法を試して改善していきましょう。

まとめ

リモートワークでは、上司や同僚が近くにいないため、作業の進捗管理を上手にできない人が出てきます。

リモートワークを効率化するには、積極的に同僚とコミュニケーションを取り、チームと個人のタスクを共有することが有効です。

また、ノイズキャンセリングイヤホンやマルチディスプレイなど、作業環境面も整えてください。
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