フリーランスの請求書の作り方!記載項目や保存期間も解説

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会社員は得意先への請求を経理課がおこなってくれますが、フリーランスは自分で請求書を作成しなくてはなりません。

フリーランスになったばかりだと、請求書の形式や記載事項が分からなくて困る方も多いのではないでしょうか。

今回は、請求書に記載する項目や請求書を発行するタイミングなどについて解説していきます。

フリーランスが請求書に記載する項目

まずは、フリーランスが請求書を発行する際に、必ず記載しなければならない項目を確認しましょう。

請求書の一般的なフォーマットは次の通りです。必須項目に番号を振ってあるので確認しながら読み進めてください。



*マイクロソフトが配布している公式テンプレートを利用して作成。

①請求書の宛て名


請求書には、請求先(得意先)の宛て名を左上に記載します。

個人宛てであれば名前の後に「様」、会社や部署宛てであれば「御中(おんちゅう)」を付けます。

②請求書番号


請求書番号は、請求先から問い合わせがあったときなどに、どの分の請求か分かるように個別の番号を記載します。

請求書番号の書き方には特に決まりがないため、「No.2022-〇〇」のように西暦を入れるなど、分かりやすいように工夫するといいでしょう。

③発行者の氏名


請求書を受け取った得意先が、誰からの請求か分かるように自分の氏名を記載します。

フリーランスで屋号を登録しているのであれば、屋号も一緒に記載すると分かりやすいでしょう。

④請求日と支払期日


請求日は基本的に書類を作成した日ではなく、得意先の締日(しめび)を記載します。

例えば、1月末締めの得意先の請求書を2月1日に作成した場合、請求日は1月31日とします。

支払期日は事前に取り決めた日を記載しましょう。

「末締め翌20日払い」で契約しているのであれば、支払期日は毎月20日となります。

⑤取引内容


フリーランスが得意先に提供したサービスや成果物とその数量、日付などを記載します。

得意先から書き方の指定されることもありますが、基本的にはサービスの内容が分かるようになっていれば問題ありません。

後から見返したときに、何を納品したのかすぐに判断できるように、細かく記載しておくと便利です。

⑥請求金額


合計の請求額を記載して、最終的に振り込む金額はいくらなのかを示します。

フリーランスの場合、源泉所得税が引かれる可能性があるため、事前に得意先に対して源泉徴収するのか確認しておきましょう。

源泉所得税は請求書を作成する際に自分で計算する必要があり、税率は10.21%です。

 

計算例

  1. 請求書に税込みの金額だけ(税込み110,000円など)記載する場合


110,000円×10.21%=源泉所得税11,231円

  1. 請求書に報酬100,000円、消費税10,000円と記載する場合


100,000円×10.21%=源泉所得税10,210円

 

*②については税込みの金額で計算することも可能です

⑦振込先


振込先を取引先に伝えるために、以下のような銀行口座の情報を記載します。

 

・銀行名

・支店名

・預金の種類(普通、当座)

・口座番号

・口座名義

 

振込手数料は事前の取り決めで、請求者か支払者のどちらかが負担します。

事前に取り決めをしないことも多いため、相手に負担して欲しいのであればその旨を記載しておきましょう。

請求額が1万円未満であれば請求者が負担して、1万円以上であれば支払者が負担するというパターンもあります。

フリーランスは請求書をいつ発行したらいい?

フリーランスを始めたばかりの方は、請求書を発行するタイミングが分からない場合もあります。ここでは、請求書はいつ発行するのかについて解説します。

月に1回の発行


フリーランスが請求書を発行するタイミングで一番多いのが、得意先ごとに月に1回の発行です。

継続して取引をしている得意先であれば、締日が設定されていることがほとんどなので、得意先ごとの締日に合わせて月に1回発行します。

締日は五十日(5日・10日・15日・20日・25日・30日)に設定されていることが多いです。

他の得意先の請求書発行日と被ることが多いので、一度にまとめて作業できるメリットがあります。

取引ごとに発行


単発での取引であったり、取引回数が少なかったりする場合は、請求書を都度発行することもあります。

取引ごとに発行する場合は、締日のように請求書の作成日が決まっていないため、作成・送付を忘れてしまうことがあります。

取引が終了したら忘れないうちに請求書を作成するようにしましょう。

フリーランスが発行した請求書の保存期間は?

フリーランスが発行した請求書は、青色申告・白色申告にかかわらず5年間の保存が所得税法により義務付けられています。

ただし、消費税の課税事業者の場合は、保存期間が7年間と定められています。

2023年10月にインボイス制度が開始されると、課税事業者を選択するフリーランスが増えると予想されるため、請求書の保管期間に注意が必要です。

仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿は、保存期間が7年と定められているので、併せて覚えておきましょう。

インボイス制度に対応するなら書式の変更が必要

2023年10月に導入されるインボイス制度の適用を受ける事業者は、請求書の記載内容を変更する必要があります。

インボイス制度で、請求書に記載が必要となる項目は次の通りです。

・軽減税率の対象品目である旨

・税率ごとに区分して合計した対価の額

・適格請求書発行事業者の登録番号

・税率ごとの消費税額

上記の項目が記載されていない場合は、仕入税額控除が認められない可能性もあるので、インボイス制度に則った請求書のフォーマットを使用するようにしましょう。

まとめ

フリーランスが請求書を発行する際は、請求先や請求金額・振込先などが分かるように記載するべき項目を把握しておきましょう。

請求書を発行するタイミングは得意先ごとに異なりますが、月に1回か取引ごとに発行することが一般的です。

発行した請求書は得意先に送付しますが、自分でも保管しておく必要があります。保管期間は基本的に5年間、消費税の課税事業者であれば7年間の保管が義務付けられています。
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