仕事を効率化するアプリとは? 時間や場所を選ばず作業や業務が可能なアプリ9選

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パソコンとスマートフォンに対応しており、仕事を効率化できるアプリやサービスが増えてきました。上手に活用することで、時間や場所を選ばず、かつ「安心・安全・効率的」に作業や業務が可能になります。

今回は仕事の効率化におすすめしたい時間や場所を選ばず作業や業務が可能なアプリについてお話します。

ドキュメントやスプレッドシートの共有やマニュアル化

時間や場所に縛られてしまう要因に「書類やデータ」があります。また、書類やデータを持ち出しはセキュリティ的に安全ではありません。実際に好き勝手にドキュメントやスプレッドシート、WordやExcelのファイル・データで作業をしようとすると、他の人が作業した内容が反映されなかったり、作業が重複したりと決して効率的とは言えません。

ドキュメントやスプレッドシートを共有しておくことで、共同編集や作業履歴の確認、もしくは加筆や修正の箇所を簡単に把握できます。同じく、オンラインで閲覧可能なマニュアルを作成しておくことで、その都度質問やOJTをする必要がなくなり、育成や教育に関するコストも大幅に削減されます。

Office365


Office365はMicrosoftの提供するオフィススイートであり、OneDriveと組み合わせることでドキュメントやスプレッドシートの共有が可能になります。一般的な企業や組織ですと、WindowsかつOffeceが標準であるため、学習コストの負担なく業務に適用できるのが利点です。スマートフォンアプリも充実しているため、パソコン・スマートフォン・タブレットなどデバイスや場所を選ばず作業や閲覧ができます。

Google Workspace


Google WorkspaceはGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートの他、Googleスライドなどを備えたオフィススイートです。Googleアカウントさえあれば、ブラウザでもアプリでも簡単に閲覧や編集が可能であり、設定次第でオフラインでも作業し、同期させることもできます。他のGoogleサービス・ツール・アプリとの連携・連動もしやすいため、業務や作業ごとに異なる提供元のアプリやツールを使いたくない方に向いています。

Dropbox Paper


Dropbox Paperはドキュメントやスプレッドシートの作成・閲覧・編集の他、タスク管理やTodo管理も可能なアプリです。もちろん、マルチデバイス対応であり、共同編集できる機能も備えているため、誰が何をしているか、どこまで作業したかを管理しやすくなります。

データやファイルの共有でファイル整理や管理の手間を省く

ドキュメントやスプレッドシートの共有とともに、データやファイルの共有も仕事の効率化につながります。どこからでも同じデータやファイルにアクセスできるようにしておくこと、必要な時に必要なファイルを参照できるようにしておけば、時間や場所に縛られることはありません。

また、データやファイルの共有は「アクセス権や権限の設定」を適切に行うことで、ファイルやデータの乱立を防ぐだけでなく、セキュリティにも強くなります。もちろん、データやファイル自体のコピー、もしくは内容のコピーが絶対にできないということではないため、セキュリティリテラシーの向上や社内規則・ルールは必要です。

同様にディレクトリやフォルダへのアクセス自体を別にしておけば、ファイルやデータの存在自体を知ることもありません。同じファイルやデータを従業員ごと、デバイスごとに存在するよりも、同じ場所にひとつの方が安全であり、利便性を損ねずデータやファイル整理・管理の手間を省き、スムーズで効率的な作業環境の構築につながるでしょう。

GoogleDrive


GoogleDriveはGoogleの提供するオンラインストレージであり、Googleサービスで作成したドキュメントやスプレッドシート、スライドだけでなく、画像や書類、データの保存も可能です。必要な人のみアクセスや閲覧できるようにしたり、編集のみ、コメントのみと作業範囲を割り当てしたりできるので、必要なデータを揃えながら、確認する人、作業する人を切り分けたい場合に向いています。

Dropbox


Dropboxは前述したDropbox Paperと同じアカウントでログインできるオンラインストレージであり、ほとんどの形式のファイル・データの保存が可能です。ファイルやデータの変更や削除、更新履歴が保存されるため、ロールバックをしたい、バックアップを残すのが面倒という方にもおすすめです。

Box


Boxはファイルやデータの保存と制御が可能なオンラインストレージです。ひとつの提供元に依存してしまうことで、何かあった時にファイルやデータにアクセスできなくなる可能性があるのが不安な方に向いています。バックアップ先として使い分けるのも効果的であり、セキュリティに強いので非常に安心です。

タスクやToDoの共有でお互いにサポートしやすくする

タスクやToDoの共有も人的リソースの有効活用となり、仕事の効率化に役立ちます。業務の標準化や平準化といった、ムリ・ムラ・ムダの排除につながり、属人化を解消する効果も期待できるでしょう。

相手がどれだけ忙しいのか、または自分の忙しさを可視化できることでお互いがお互いをサポートしやすくなるのも利点です。前述したマニュアル化や各種共有と組み合わせることで、作業や業務の範囲を越えて人的資源を再配分し、経験やノウハウ、ナレッジの蓄積されることで、幅広い範囲に対応できる人材が育つ可能性も高まります。

また、残業時間の削減や有給休暇の取得率アップにも効果的であり、働きやすく、休みやすく、過度な労力や負担が生じず、長く勤めやすい環境の構築にもつながります。

Trello


Trelloはタスク管理が可能なアプリであり、チェックリスト、期限、ファイルなどタスクに必要な情報をまとめつつ、可視化や見える化が実現できます。誰が、どのタスクを、いつまでにという情報が把握できるため、手が空いたらサポート、または次の仕事の割り振りにも役立ちます。

Google Todo


Google TodoはGoogleの提供するサービスであり、他のGoogleサービスと連携・連動が可能で、呼び出しやすく、管理しやすいのが特徴です。一元的な管理が可能となるだけでなく、共有や状況の把握ができるため、テレワークやリモートワークでも効率的に作業を進めることができます。

Notion


Notionはタスク管理やWiki、メモ、プロジェクト管理など、事業活動における一連の作業や業務を一元的に管理できるアプリです。直感的な操作がしやすくなっており、使いこなせば使いこなすほど、効率化につながります。

まとめ:オンラインやペーパーレスで共有するイメージで仕事を効率化しよう

今回は仕事の効率化におすすめしたい時間や場所を選ばず作業や業務が可能なアプリについてお話しました。

今の時代はオフラインでインストールしたソフトだけではなく、アプリやオンラインサービスの選択肢も増えています。オンラインかつペーパーレスで共有すれば、実データをデバイスに残すことなく、効率的に仕事を進めることが可能です。

ネットワークやデバイスのセキュリティを高めながら、時間や場所を選ばず、安心・安全に作業できる環境を整えることをおすすめします。

Web開発に邁進してまもなく15年を迎えるサックルは、数多の企業様のさまざまなアプリ開発に携わってきました。蓄積されたノウハウとデザイン・マーケティングをワンストップで提供できるダイナミズムにより、既成の製品では難しい、痒い所に手が届くオリジナルアプリの制作を請け負います。

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サックルマガジン編集部

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