生産性向上に役立つツールとは? コミュニケーションや情報共有をスムーズにするツール9選

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生産性の向上には「生産性のある仕事に集中する時間と余裕」が必須です。時間と余裕を作り出すためにも、事業活動におけるコミュニケーションコストを削減し、データやファイルを探す手間を省くことから始めてみましょう。

今回は生産性の向上に役立つツールとして、コミュニケーションや情報共有をスムーズにするツールについてお話します。

チャット系ツールでメールや電話による時間や労力を削減

事業活動におけるコミュニケーションと言えば、メールや電話ですが、チャットに置き換えることで時間や労力の削減となり、生産性のある仕事に集中する余裕を作り出すことにつながります。

特に電話による応対はコミュニケーションコストが高く、掛け直しや伝言などアナログすぎるために不要な時間と労力を強いられます。チャットであればリアルタイムに応答することも、あとで内容を確認して返信することも可能ですし、基本的には時系列で検索性にも優れるため、言った・言わないなども防ぐことにつながります。

また、チャットはメールや電話よりも気軽にコミュニケーションできる環境が整うツールでもあります。質問やお願い、依頼を軽く投げておいて、お互いのタイミングで返信や対応するペースがつかめるようになれば、メールや電話よりもスムーズであることが理解できるでしょう。

Chatwork


Chatworkは無料で気軽にチャットができるツールです。アプリやブラウザなどマルチデバイス・マルチプラットフォームに対応しており、いつでもどこでもチャットを見逃すことはありません。

文章によるチャットの他、ファイルの送信も可能なため、ちょっとした資料の受け渡しも簡単です。無料で始められることから、相手先がアカウントを作成してくれる可能性も高く、お互いが気軽につながれるのも特徴と言えます。

Google Chat


Google ChatはGoogle Workspaceのサービスの一つであり、Googleアカウントがあれば誰でも簡単につながることができます。他のGoogleサービスとの連携もしやすく、ファイルや画像の送受信も簡便です。

Google Chatも含めて、Google Workspaceは無料でも使いきれないほどのサービスや機能があるため、統合的かつ一元的にコミュニケーションや情報をまとめたい方に向いています。

Slack


Slackはチーム単位から会社全体まで、幅広い範囲のチャットやコミュニケーションを可能とするツールです。外部サービスやツールとの連携や連動もしやすくなっており、いくつものサービス・ツールを組み合わせて作業や業務をしている場合に非常におすすめです。

Slackへの招待なども簡単なので、社内や組織内だけでなく、外部とつながりたい場合にも向いています。

ビデオ通話ツールで会議やミーティングの時間や労力を削減

「チャットだとニュアンスが伝わらなくて苦手」という場合はビデオ通話ツールを利用してみましょう。わざわざ会議室に集まることなく、お互いの顔を見ながらミーティングすることが可能です。

実際にテレワークやリモートワークにおいても、ビデオ通話ツールでミーティングする機会も増え「わざわざ集まらなくても良いのでは?」と会議のためのコミュニケーションコストに疑念を抱いた方もいらしゃいます。

場所を縛られないことで、場所を確保する必要はなくなり、時間の確保と個々のスケジュール調整のみで気軽にミーティングできるのも強みです。ミーティングや会議が終われば、すぐに自分の業務や作業に戻れるのも利点であり、移動や移動するための時間などのコストも大幅に軽減されるでしょう。

Microsoft Teams


Microsoft Teamsはビデオ共有や通話の他、チャット機能も備えています。普段からMicrosoft製品やアカウントを利用しているのであれば、スムーズに始められるのが利点です。

企業や組織ですとWindowsかつMicrosoft製品を利用していることも多いため、メールアドレスやアカウントで社内外問わず、気軽につながることができます。

Google Duo


Google DuoはGoogle Workspaceのサービスのひとつであり、通話とビデオ通話が可能なツールです。Google Chatと同じく、Googleアカウントを持っている人同士が気軽につながれるため、敷居が低く、すぐに話し始めることができます。

もちろん、Googleの他のサービスとの連携・連動もできるため、ツールやサービスをバラバラのアカウント、サービス提供元にしなくて済むので、シンプルなコミュニケーション環境を整えることができるでしょう。

Zoom


Zoomはコロナ渦で爆発的にユーザーが増えたビデオ通話ツールです。既にアカウントを所持しているユーザーも多いため、他のサービスやアカウントと連携・連動はしたくないが、Zoomならつながれるという方に向いています。

進捗および予定の共有、ペーパーレスでのノウハウ・ナレッジ共有

「今、何をしているか」「今後の予定はどうなっているか」「作業手順がわからない」など、ちょっとしたことを聞きたい・知りたいというコミュニケーションコストも存在します。もちろん、チャット系のツールで投げかけておけば済むことでもありますが、返信を待っている時間は少々惜しいのも事実です。

そのため、進捗や予定を共有できるツール、もしくは作業手順や業務の流れも含めて、ペーパーレスでノウハウ・ナレッジを共有しておくと、時間を無駄にせず、相手自身も自分も作業に集中できます。

また、進捗や予定を確認した上で、チャットに依頼やお願いを投げておけば、他の仕事もできますし、少なくとも相手の仕事を邪魔することもありません。お互いがお互いのペースで、着実に集中できる時間を創出することが可能になるのです。

Backlog


Backlogはプロジェクト管理が可能なツールであり、タスクやファイル共有する機能も備えています。プロジェクトの進捗管理に関する機能があり、仕事の割り振りから作業状況の可視化・見える化が可能です。

Googleカレンダー


GoogleカレンダーはGoogle Workspaceのサービスのひとつであり、予定を共有することでお互いの予定やスケジュールを把握できるようになります。相手のざっくりとした予定を把握しておきたい、または自分の予定を把握して欲しい場合に向いています。

Evernote


Evernoteは文章や画像を気軽に保存できるツールです。書類をスキャンして保存する機能があるため、簡単なペーパーレス化を行いたい場合に向いています。原紙しかない紙の伝票や書類の共有、もしくはマニュアルや説明書を保存しておくことで「あれ、どこいった?」的なコミュニケーションの削減に役立ちます。

まとめ:コミュニケーションコストを削減を意識して生産性の向上を目指そう

今回は生産性の向上に役立つツールとして、コミュニケーションや情報共有をスムーズにするツールについてお話しました。

現実問題として、利益や売上につながる生産性のある仕事以外にもさまざまな作業・業務があります。中でも従業員同士のコミュニケーションやデータやファイル、書類の共有など、「人と人のやりとり」は多くの時間や労力が必要です。コミュニケーションや共有の無駄を排除し、同じ時間の中で生産性のある仕事に注力できるよう工夫することをおすすめします。

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