販売管理システムを導入【具体例も紹介します!】

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「営業は頑張っているが、もっと効率よくできないか…」

「会社の経営層に、販売実績や今後の予測を具体的な数字で上手に説明するにはどうしたらいいのだろう」

そんな風に感じたことはありませんか?

多くの企業にとってサービスや商品を販売するのは基本であり、会社を継続していく上で販売活動は必要不可欠です。

効率の良い販売活動を通じて会社の利益を向上させていく上で強力なツールとなるのが販売管理システムです。

本記事では、販売管理システムとはどういったものなのかシステムの概要や機能に加え、メリット/デメリット、および具体事例にについて解説します。

本記事をお読みいただくことで、販売管理システムに関する基礎知識を拡充でき、実際に販売管理システムを導入するためのヒントを得ることができるかと存じます。

それでは順番にみていきましょう。

販売管理システムとは

最初に販売管理システムとは何か解説します。

販売管理システムとは、会社の一連の販売活動を支援・マネジメントするためのシステムです。

会社の従業員の販売業務を促進・効率化する機能に加えて、経営層が販売業績を管理することを支援する機能も備えています。

本章では、上述の”従業員からみた販売管理システム” と “経営層からみた販売管理システム”を順番に解説します。

従業員からみた販売管理システムの役割


販売活動の各プロセスは下記の通り。

見積もり
受注
出荷
納品
請求
入金
販売管理システムは、上記の各プロセスの流れがスムーズに行われるようデータを一元管理すると共に、データの授受管理も効率良く実施できるようサポートします。導入する規模によって上記全てのプロセスを満たしていたり、はたまたいくつかのみのプロセスに特化していたりとその範囲はさまざまです。

また、各種のシステムとの連携も非常に重要になってきます。

具体的には製造業であれば販売活動において、原材料や仕掛品、製品の生産管理システム&在庫管理システムとの連携が非常に重要です。

一方で卸売りや小売りであれば、EDI(電子データ交換)システムと連携することで、受注や出荷業務を効率良く遂行することが求められております。

また、会社の規模や風土によって営業や資材担当がシステム入力する場合もあれば、現場の作業員自らが販売管理システムを使用している場合もあり、裁量範囲も会社ごとにさまざまです。

このように、従業員からみた販売管理システムの役割は導入規模や他システムとの連携度合によって依存しております。言い換えれば、会社の課題にマッチする販売管理システムを導入することが重要であるといえるでしょう。

経営層からみた販売管理システムの役割


会社が存続する上で、サービスや商品を販売して売上を計上し、事業を継続・発展させることは必要不可欠です。従って会社の経営層には売上状況に神経を集中させ、現時点で考え得る最善の策をとることが求められます。状況に応じて市場から撤退を検討したり、新商品を市場に投入したりする判断が求められます。また時には設備投資や企業の買収交渉を実施することもあるでしょう。

このように日々変化するビジネス環境において、会社の販売状況をリアルタイムに把握・管理する重要性は増しています。経営層は売上や決算書類が出揃うのをただ待つのではなく、迅速な経営判断を下し競争優位を確保する上で販売情報を自ら掴みにいくことが求められる時代となりました。

販売管理システムを導入することで、従業員が業務効率を向上させるために入力したデータに対して、経営者向けに蓄積されたデータを分析、さらにはデータの統計を取り可視化します。そうすることで、入力したデータは経営者が経営判断をする際に有益な情報となってくれるのです。

具体的には、分析・レポーティングの機能があります。この機能は販売予測や収益性分析だけでなく、商品やサービス別の損益状況や得意先ごとの売上ランキングなどの情報も可視化することができます。

販売管理システム導入のメリット/デメリット

それでは販売管理システム導入のメリットとデメリットはそれぞれどういったものなのでしょうか。

順番に紹介します。

販売管理システム導入のメリット


販売管理システムの具体的なメリットは下記の2つです。

 

現場の業務効率の向上

販売管理システムがない場合、見積もり、受注、出荷、納品、請求、および入金といった販売業務の各プロセスにおける情報を、効率よく共有することができません。

会社の規模が小さければ、各プロセスのデータやその流れを頭の中だけで把握できるかもしれません。

しかし、大企業で販売する商品やサービスの種類、また関連する社員の数が多くなった場合、販売管理システムがないと現場は全体像を意識することができず、非効率になるでしょう。

生産性はコストに直結するので、企業の収益に大きく響きます。そういった観点からも、販売管理システムによってもたらされる業務効率の向上は、会社にとって大きな利点となるはずです。

 

経営の質を向上

販売管理システムの分析・レポーティング機能で、販売の現状を見える化し、リアルタイムな迅速な意思決定が可能となります。

例えば、分析・レポーティング機能により、販売データから下記のような事実を浮かび上がらせることができます。

  • 「売上額が大きい得意先が実は利益が少ない」

  • 「想定以上に在庫が減少しており、今後数か月で供給不足に陥る可能性がある」


これらの情報は、販売管理システムが無くては正確に把握することはできません。

このようにレポーティング機能は、経営会議で意思決定をおこなうための重要なツールとなります。

販売業務が会社にとって根本となる業務である以上、その現況をリアルタイムに可視化できることは、経営層にとって大きな利点となります。

 

コスト削減

販売業務の効率化により生産性が向上することで、残業代の抑制や人員削減により人件費の削減を達成する可能性があります。紙媒体による業務をオンライン化することによるコスト削減にも効果的でしょう。

販売管理システム導入のデメリット


会社に多くの恩恵をもたらす販売管理システムにもデメリットがあります。主に下記の3つです。

 

導入にコスト・時間がかかる

販売管理システムは、生産管理システムや在庫管理システムなど会社の複数のシステムと蜜に結びついていることが多く、会社の業務全体に関わります。従って販売管理システムの改修は、規模が大きくなりコストがかかることが一般的です。一方でコスト面を妥協してしまうと、想定していた期待する効果が得られないというジレンマもあり、予算の限られた中小企業の経営者いとっては、非常に難しい選択を迫られることも多いのです。

 

業務フローの刷新を伴う

単に効率化するだけに留まらず、業務フローの抜本的な刷新を伴う場合もあります。

その結果、会社の組織体系や業務内容自体にメスを入れることを視野に入れる必要性が出てくることもあるので、社内に混乱を招く可能性があります。

 

専門知識のある人材が必要

システム化することになるので、専門のメンテナンス人材が必要です。人材を確保できなければ、インフラに関わる部分に関して、外部委託することも検討しなければいけません。

販売システムのデメリットは、コストや時間です。導入による生産性の向上と天秤にかけ、導入の必要性を熟慮した上で、販売管理システムの導入を決定する必要があります。業務フロー刷新は、最初のうちは慣れるまで少し社内が混乱する可能性がありますが、長期的な目線で業務が改善へ向かうことが明白なのであれば、導入する意義は十二分にあるといえるでしょう。

販売管理システムの具体事例【7選紹介!】

ここでは販売管理システムが”具体的にどういうことをしてくれるか”を7つ紹介します。

見積機能

顧客マスタや商品マスタを利用し、効率よく見積書を作成する機能です。作成した見積を共有し、検索・表示できます。また作成した見積を印刷したり、電子メールで送信したりできる機能を備えている販売管理システムもあります。

 

受注機能

見積情報と連携し、受注情報を追加・修正できます。入力の手間を省くために、顧客マスタや商品マスタを呼び出し、検索して表示させることができます。受注した商品が在庫切れの場合や設定した粗利率を下回った受注をする場合に、アラートを出す機能を提供する販売管理システムもあります。アラート情報は在庫管理システムへと引き継がれます。

 

発注・仕入機能

仕入先に対して発注情報を入力し出力したりします。仕入れについては、定量発注方式など、ある程度の自動化ができるものもあります。仕入れや発注を正しく管理すれば、売上と紐づけて純利益額を把握することもできます。

 

出荷機能

受注情報に基づき、出荷指示をおこないます。倉庫における作業担当者に対して、ピッキングリストや出荷指示書を出力することもできます。在庫の払い出しや出荷に応じて、在庫管理システムやハンディーターミナルと連携し、在庫数を自動的に計算できる販売管理システムもあります。

 

売上管理機能

売上への引き当てをおこなう機能です。受注データからデータを継承し、売上内容を確認のうえ、売上を確定します。売上伝票や売上明細表といった帳票類を自動で出力することもできます。売上を確定させれば、マスタデータにも即時反映され、売上情報が可視化できます。

 

請求・入金機能

取引に応じた請求書を発行します。取引先からの指定伝票がある場合でも、予め伝票内容を設定することで帳票出力することができます。入金・未入金の管理ができるため、未回収の売掛金を効率よく管理することで回収漏れを防止できます。

 

分析・レポート機能

販売管理システムに入力された情報を、経営層向けに統計値として可視化し、経営判断に役立つことができる情報を提供する機能です。数値を見易いグラフなどに自動変換する機能を含むものもあり、経営層が経営的判断をするのに役立ちます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?本記事では、

  • 販売管理システムとは何か

  • 販売管理システムの役割

  • 販売管理システムのメリット、デメリット

  • 販売管理システムの具体事例


といった観点で紹介いたしました。

販売管理システムは種類も豊富で組み込まれた機能もさまざまです。会社の業務内容・業務フローと比較しながら最適な販売管理システムを導入することは容易ではありません。

以下5つのポイント、およびシステム導入に投資できる費用面も鑑み、最適な販売管理システムを導入いただければと存じます。

  • 販売管理システムパッケージのカスタマイズが容易

  • 販売管理システムパッケージのカスタマイズ部分に関して、パッケージ本体のバージョンアップ時にカスタマイズ部分も自動アップデータされる

  • 直感的かつ操作しやすいインターフェース

  • リアルタイム性

  • 分析・レポーティング機能が容易に使用可能


本記事を通じて、あなたの会社が最適な販売管理システムを導入することができ、販売における生産性の向上を達成いただけるよう祈念しております。

今回もお読みいただきありがとうございました!
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