オンライン会議の進め方や議事録の取り方でありがちな悩みと対処方法について

オンライン会議が増えてくる中、課題や問題となるのがオンライン会議の進め方や議事録の取り方です。

また、会議自体オンライン化でDX推進できたのに、議事録の作成が未だに人力で悩むこともあるでしょう。

今回はオンライン会議の進め方や議事録の取り方でありがちな悩みと対処方法についてお話します。

はじめにオンライン会議の進め方や議事録の取り方でありがちな悩みについて見てみましょう。

通信回線やデバイスの環境によって遅延や乱れが生じる

オンライン会議は通信回線やデバイスの環境によって遅延や乱れが生じることがあります。例えば、議事録を作成する人の通信回線やデバイスの環境が低スペックですと、遅延や乱れによって発言や意見をきちんと把握できない可能性があるということです。

同じく、他の参加者の通信回線やデバイスの環境が低スペックな場合、自分自身では発言や意見が届いているつもりでも、他の人には遅延や乱れが起こっていて、内容が伝わらないともあるでしょう。

スピーディーに進むがメモを取りにくい

オンライン会議に慣れてくるとスピーディーに会議が進む場合があります。その場合、聞き取れなかったり、メモしきれなかったりすることがあり、議事録の作成に支障が出る可能性が高いです。

その他、質問をしたいけれど流れや雰囲気的に質問ができないような状況ですと、同じことをもう一度言ってもらうことが難しいこともあり、聞き逃したこと、メモしきれなかったことを回収できなくなるなることも考えられます。

聞こえているか、見えているか判別しにくい

オンライン会議では発言する人、進行する人、対話する人など会議のやり方によって様々ではありますが「聞こえているか、見えているか判別しにくい」という問題もあります。これは議事録を作成する立場の人と同じく、他の参加者についても同様であり、例えば発言の一部が聞こえなかった、もしくは画面が固まっていることに気が付かずに次のフェーズに移っている、ということがあり得ます。

また、前項と同じく聞こえてない、見えてないけれど言い出しにくいような状況ですと、あとから議事録を見なければならないこともあるでしょう。同じく、その場で意見や発言、コメントやアイデアを伝えておけば効果的なのに、発言する人や進行する人に気が付いてもらえず、意見や発言ができないことも考えられます。

リアルタイムでは時系列や会議中の変化の流れをまとめにくい

オンライン会議だけでなく、普通の会議でも言えることですが、時系列で内容や意見、発言が変化することがあります。例えば、「最初はこう決めたけど、後からこうなった」のような経緯が存在する場合、それらをまとめるのも大変です。会議のコミュニケーションの中では意見や発言に対し、反論だけでなくアドバイスやコメントをもらうことで、意見や発言が変化することもあるからです。

これらをリアルタイムでメモしながら要点や要約をまとめていると、結果として逆になった、もしくは話が行ったり来たりするなど、最終的に自分のメモを見ても余計にわからなくなることもあります。議事録は、取り方次第で読む人の受け取り方が変わってはいけないことを考えると、非常に苦慮する部分であることがわかります。

議事録に発言や意見が記載されていないことがある

議事録を作成する側ではなく、発言する側、意見する側の人が「自分の発言や意見が記載されていない」と言われることがあります。議事録を作成する人が気が付かなかった、もしくは全体的な流れにおいて影響が少なかったなど様々な要因があるにせよ、会議に参加し、自分の意見を言ったのに伝わっていない、反映されていないと考えられてしまうのは良いこととは言えません。

どの場合においても、議事録を作成する人に伝わらない、聞こえていない、気付いていないということが存在してしまうことなど、対面での会議やミーティングではあり得ないようなことがオンライン会議を進める時、議事録を取る時のネックとなることがわかります。

次にオンライン会議の進め方や議事録の取り方で悩んだ時の対処方法をご紹介します。

通信回線とデバイス環境を整え、かつオンライン会議を録画する

オンライン会議を行うための通信回線やデバイス環境を整えることから始めましょう。同時に通信回線もデバイス環境も高スペックな状況の人がオンライン会議そのものを録画する形に切り替えましょう。

実際にリアルタイムのオンライン会議の中で議事録を取りまとめるのは非常に大変です。まずは会議が終わった後に会議中にメモした内容と録画した画像や音声を照らし合わせながら、時系列や話の経緯をまとめるような形の作業手順を構築すると良いでしょう。

音声の自動文字起こしを導入する

オンライン会議を録画する形にしたら、次は音声の自動文字起こしを導入しましょう。動画の音声を自動的に文字列に変換してくれるので、議事録を作成するスピードがアップします。その他にも同じことを何度も聞かなくて済むこと、目視による確認やチェックと簡単な修正のみで済むことなど作業負担も軽減されます。

また、実際の会議の動画や音声を元に文字起こししているので、内容や情報の漏れも少なくなります。メモのし忘れ、記憶違いなど、ヒューマンエラーやうっかりミス、ケアレスミスの防止にもつながるでしょう。

聞こえない・見えないなどのサインを決める

オンライン会議をスムーズかつコミュニケーションしやすくするためにも、聞こえない・見えないなどのサインを決めることも大切です。同じく、聞こえない・見えないというサインがあったら、発言する人、進行する人は面倒であっても同じことをちゃんと伝えること、会議に参加した人を無視しないことを心がけるとさらに良いでしょう。

その他、質問しやすい環境、または質問や意見交換ができる充分な時間を設けることも重要と言えます。オンライン会議はスピーディーに進むことで会議時間そのものを少なくすることができますが、あくまでも会議であるということ、話し合いの場であるということを憶えておいてください。

共有や共同作業がしやすいデータ形式で資料を作成する

オンライン会議では手元に紙の資料やデータを個別に用意するのではなく、共有や共同作業がしやすいデータ形式で資料を作成し、アクセスしてもらうのがスムーズです。例えば、Googleドキュメントやスプレッドシートであれば、資料その物にコメントや意見、アドバイスを書き込むこともできます。

音声による意見、反論、アドバイスやコメントも大切ですが、ファイルやデータを共有し、共同作業や共同編集によって、より詳細な情報を残しておくこと、残しておける状況にすることも意識してみてください。

議事録に自分の発言や意見が反映されているかチェックしてもらう

議事録の作成が終わったら、会議に参加した人に議事録をチェックしてもらう体制を構築するのもおすすめです。実際問題として文字起こしした文章の編集、または共同作業の文字列の編集など、すべての情報を一言一句議事録に盛り込むことはできません。

流れ的に要点や要約に含まれなかった、もしくは重要な発言なのに省かれてしまったなどのことは誰にでもあり得ますので、参加者にチェックしてもらい、資料として、データとして必要な情報を残せるような体制や雰囲気を心がけましょう。

今回はオンライン会議の進め方や議事録の取り方でありがちな悩みと対処方法についてお話しました。

オンライン会議自体がDXの推進であるはずのに、ここに挙げたような問題によって、かえって余計な手間が増えたり、必要な情報が集まらなかったりすることが伝わったのではないでしょうか。まずはオンライン会議を録画すること、オンライン会議に合わせた進行を考えることから始めてみてください。その上で録画したオンライン会議を文字起こしでデータ化することをおすすめします。

クラウド文字起こしプラットホーム「SACSCRIBE（サクスクライブ）」であれば、オンライン会議の動画や音声を元に自動で文字起こしすることができます。議事録の作成がスムーズになること、扱いやすいUIを備えていることから、議事録の作成のDX推進にもなりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。