業務効率化と生産性向上の違いとは？生産性を高める4つの手法も解説

「業務効率化」と「生産性向上」は、企業経営に置いて常に重要なテーマです。

そのため日常的に用いられる単語ですが、「業務効率化」と「生産性向上」の違いを正しくご存知でしょうか。

また、生産性向上を図る手法を理解したい経営者や管理職の方は多いでしょう。

 

本記事では、「業務効率化」と「生産性向上」の概要や生産性向上が求められる理由・4つの手法を解説いたします。

 

記事を読み終わる頃には、実際に業務効率化と生産性向上を実現するノウハウを得られるでしょう。

まず「業務効率化」と「生産性向上」を叶えるために、各々の違いを理解しましょう。

業務効率化

「業務効率化」とは、文字通り「業務」の「効率化」を図ることです。

業務の「無駄」の削除により、時間的・費用的なコストを削減し、インプットを減らす試みです。なおインプットとは、労働者数と労働時間を合わせた労働投入量を指します。

つまり、業務効率化は生産性向上の鍵と言えるでしょう。

生産性向上

「業務効率化」に対して、「生産性向上」は最小限の投資で最大限の成果を目指します。

具体的には、結果である付加価値額や生産額を、投資した労働者数と労働時間で割った数値が生産性です。企業が投入した経営資源に対する成果の程度を測る指針とも言えるでしょう。

分かりやすく図式にすると、「結果（アウトプット）÷労働投入量（インプット）=生産性」となります。

つまり生産性向上の成功とは、より少ない経営資源で、より多くの成果を生み出すことです。

今生産性の向上が必要な理由には、3つの要因が存在します。

3つの要因とは、労働人口の減少と労働時間の減少、そしてグローバル競争の激化です。

ここでは、それぞれの理由に関して、詳しく説明いたします。

労働人口の減少

2020年5月に総務省統計局が発表した「労働力調査」によると、2020年の労働力人口は前年同月比の44万人減となる、6,854万人でした。

また、パーソル総合研究所「労働市場の未来推計2030」では、生産年齢人口は2030年に6,656万人、2060年には4,505万人と、予測されています。

すなわち、2030年には人口全体の52.7%、2060年には50.7%が生産年齢人口に該当する計算です。

さらに、2019年7月に公表された帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査」でも、正社員の不足を感じる企業は48.5%となっています。

さらなる日本の高齢化が進む中、労働力人口の不足問題の深刻さを痛感させる結果です。

詳しくは、各リンクにてご確認いただけます。

総務省統計局「労働力調査」：労 働 力 調 査 ( 基 本 集 計 )

パーソル総合研究所「労働市場の未来推計2030」：労働市場の未来推計 2030

帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査」：【人手不足に対する企業の動向調査（2019年7月）：帝国データバンク】

労働時間の減少

また過労死やブラック企業が社会問題になり、長時間労働の是正の動きが加速化しています。

法的にも改革が進められ、2017年には「働き方改革」として労基改正案が作成されました。

そのため、労働基準法第36条に基づき、罰則付きの時間外労働の限度が設けられました。

さらに2019年4月から、年間5日の年次有給休暇の確実な取得が義務となりました。

【５日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説（厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署）】

グローバル競争の激化

現在日本企業は、常に海外企業との競争を強いられています。

しかし、下記のデータでは、日本の生産性の低さが顕著に伺えます。

日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2019」によると、日本の時間当たり/1人当たりの労働生産性は、いずれもOECD加盟36ヶ国中21位との結果に終わっています。

下記のリンクで、詳細をご覧いただきます：

労働生産性の国際比較 | 調査研究・提言活動

現状の低い生産性では、仕事が回らなくなり、会社が機能しなくなる可能性があります。

日本の生産性の低さ、すなわち業務効率化を実行できていない現状をご理解いただけたでしょうか。

ここでは、実際的に生産性向上を実現する4つの手法を紹介いたします。

業務全体像を描く

生産性向上の取り組みに向けて、まず業務全体の把握、そして課題や問題点の発見・認識が求められます。

分析なしの施策では、要点の抜け落ちの可能性があり、結局は効率の悪さを招きかねません。

そのため現状を分析した上で、具体的なゴールを設定し、目標達成のための手段を検討しましょう。

加えてマニュアルの整備は、業務内容を明確にするので、無駄な作業の削減に有効です。

ITツールの導入

業務効率化に適したITツールの有効活用は、大幅な生産性向上を実現する手法です。

ITツールを用いたデータの集計や分析などの自動化によって、人的資源と人件費の無駄を改善できます。

たとえば、勤怠管理やプロジェクト管理システム等のITの導入は、生産性向上に有効です。

他にも、タスク管理やコミュニケーションツールなどの、業務をサポートするクラウドサービスも多くの組織や企業で導入されています。

さらに、対面での会議をweb会議に切り替えることで、時間の節約もできます。

また内閣府や法務省、経済産業省は、「契約書の押印は特別の決まりがない限り不要」との見解を示しています。契約書への押印を電子契約にできれば、契約書の印刷・製本・送付・保管の一連の作業に時間を要しません。加えて、印紙税も不要になるため、コスト削減にもつながります。

ただしITツールの導入に際して、まずは必要か否かを検討しましょう。

既存の業務のオフラインからオンラインへの切り替えの可能性を考えます。

そして、オフラインで時間や手間を要する業務に対して、ITツールを導入すると良いでしょう。

周辺業務の外注化

生産性向上の実現には、業務の効率化が欠かせません。

業務の効率化において最も大事なのは、「生産につながらない業務をしない」ことです。

そこで、コア業務以外の周辺業務の外注化の必要性が生じます。

周辺業務を外注化すれば、コスト削減や引継ぎ・指導などの社員の負担削減につながります。

また業務に対する契約金以外の人件費・福利厚生費・各種手当等が不要なので、相対的に見ると大幅なコストダウンが期待できます。

「利益には直結しないが、毎月大量に発生するルーティン作業」などは、特に外注に向きます。

周辺業務の外注化によって、直接成果を生み出すコア業務に集中して取り組めるようになった社員は、生産性を向上させるでしょう。

人材配置と人材育成

適切な人材配置や人材育成は、生産性向上に不可欠です。

各従業員の特性を把握し、本人の希望・長所・チームメンバーとの人間関係など色々な要素を考慮して、人材配置を行いましょう。

また生産性向上につながるスキルは、パソコン・コミュニケーション・セルフマネジメント・専門性など数多くあります。

個人のスキルの高さは、業務効率の改善、結果的には生産性向上に至ります。

そのため、企業は従業員を育成する必要がありますが、コストが問題となりやすいでしょう。

そこで政府は、生産性向上のために様々な補助金や助成金を用意しています。

事業主が生産性向上に取り組むと、補助金を受給できる仕組みです。

「IT導入補助金」や「人材確保等支援補助金」、「両立支援助成金」、「人材開発支援助成金」、「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」などが一例です。

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「業務効率化」と「生産性向上」の違い、生産性向上の4つの手法を解説いたしました。

生産性向上の手法を念頭において、ぜひ業務効率化を目指してください。

そして政府の補助金や助成金は、最大限有効活用しましょう。