RPAでできること!的確な業務分担で生産性を向上

2019/07/08

RPAでできること!的確な業務分担で生産性を向上

定型処理・作業はRPA、クリエイティブは人間

パソコン上の作業を自動化する「RPA」は働き方改革を加速化できる技術として注目されています。企業はもちろん官公庁などでも導入が進む中、どんなことができるか、業務をどのように効率化・自動化できるか、試行錯誤している方も多いと思います。RPAが得意とするのは、ルールと手順が明確に決められている定型の処理・作業です。さらにその作業で扱うデータが膨大であればあるほど、人手の工数が多ければ多いほど、時間短縮になるので効率アップ・生産性向上が見込めます。RPAは人間と違い、集中力が途切れることがなく、最後まで作業を行えます。夜間・休日に作業させても人件費はかからずミスも減り、その分手が空いた人材は人間でなければできないクリエイティブな業務に専念することで、より効率的・戦略的な人員配置・組織づくりが可能となります。

RPAならこんなことができる3つの事例

Aさんは毎日夕方、その日の新規顧客のリストを顧客システムから抽出、内容をチェックして定型のエクセルファイルに貼り付け、そのファイルを全国の営業所にメールで送信する作業を行っています。毎日必ず同じ時刻に作業をしないといけないので、その時間帯には会議や外出、来客などの予定は入れないようにしています。1日30分程度の作業に縛られ、効率的なスケジュールを立てられない状況です。Aさんの業務を毎日同じ時刻に作業をするようRPAを設定すれば、新規顧客のリストの抽出・チェック・エクセルファイルへの貼り付け・メール送信まですべて自動化することができます。Aさんは夕方の作業から解放され、時間を効率的に使うことができるようになります。

経理部のBさんは、定期的に販売管理システムから抽出した売上データと、オンラインバンキングからダウンロードした入金データの消込作業を行っています。大量のデータをミスなくチェックするのは至難の業で、Bさんの経験値に依存し、Bさんでなければできず、業務が属人化している状態です。その業務をRPAに移行すると、RPAが決まったスケジュール・手順でスムーズに売上データと入金データを自動で消し込み。大量のデータもRPAならミスなく任務を遂行します。RPAを導入すれば、Bさんは退社時に消込作業を実行、翌日出社した時に消込作業の結果を確認するだけ。

マーケティング部のCさんは毎日業界や競合他社の情報収集を怠りません。しかし情報収集だけでなく、その情報を資料にまとめるのにも時間と手間がかかっています。Cさんの本来のミッションは収集した情報をもとに、さまざまな戦略や企画を立案することですが、ミッション以前の作業に時間と手間を取られている状況です。そこでRPAに、情報収集・定型ファイルへの転記・部内での情報共有までを一括して任せてしまいましょう。登録しておいたサイトの必要な情報をコピー、定型ファイルの決まった場所に転記・保存。保存した定型ファイルをチャットツールやグループウェアで部内のメンバーに共有。各メンバーはその資料をもとにそれぞれの企画・立案に役立てられるようになり。本来のミッションに集中することができるようになります。まさに、RPAの得意とする定型作業をRPAに一任し、人間は企画・立案といったクリエイティブな業務に注力できるようになるわけです。

自分たちに合う・ 頼れるRPAを見つける

このように、RPAは業種・業界・職種・業務を問わず、幅広く活躍し、コストダウン・生産性向上・効率化に一役買ってくれる頼もしい存在です。もちろん導入のためには、自分たちに合うRPAの選定、予算の確保、導入プロジェクトの立ち上げ、業務の可視化・洗い出し、フロー・マニュアルの用意、ルールの変更 ・意思統一などさまざまな課題があります。その課題をクリアし、RPAの導入・運用ができたら、組織・従業員、すべてにとって大きな変革が起きることは間違いありません。是非RPA導入への第一歩を踏み出してください。

参考:全ての企業が今「RPA」導入を真剣に検討すべき理由

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この記事を書いた人 Sackle編集部

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