在庫管理システムを導入【導入効果やメリット・デメリットを紹介!】

システム開発

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「在庫管理業務が煩雑で効率的に実施できない…」

「思ったより在庫が増えてしまった…もっと適切に管理したい!」

在庫管理の目的は需要と供給のバランスを考慮した適切な数のストックを準備・管理すること、および可能な限りJust in time (ジャストインタイム:作った商品をすぐに顧客に出荷することで、余分な在庫を保持しないこと)を達成することです。

本記事では、在庫管理システムの特徴をメリット・デメリットの面から紹介すると共に、”最新の在庫管理システムの特徴”という切り口でその概要を解説いたします。

本記事をお読みいただくことで、在庫管理システムの必要性やメリット・デメリットを理解いただくことができ、また御社に在庫管理システムを導入、または御社の在庫管理システムを改良するための気付きを得ることができるかと存じます。

それでは順番にみていきましょう。

在庫管理システムとは

最初に在庫管理システムとは何かを解説します。

在庫管理システムとは、倉庫にある商品のストック数を管理し、“顧客の需要に基づきストックが過不足なく適切な数あるか” を把握するためのシステムです。

在庫情報、入出庫情報、および出荷情報をハンディーターミナルやバーコードリーダーを使用し登録することで、在庫の”見える化”を行い、過剰在庫や欠品を防止し適切な数の在庫を管理できます。

また、商品ごとの在庫が何処にあるのかを一目で管理する”ロケーション管理”も可能になるので、倉庫内の何処に、何が、幾つあるのか正確に確認・管理できるようになるのです。

在庫管理システム導入のメリット/デメリット

それでは在庫管理システム導入のメリットとデメリットはそれぞれどういったものなのでしょうか。

デメリットに関してはその解決策も併せて紹介します!

在庫管理システム導入のメリット


在庫管理システムの具体的なメリットは下記の3つです。

過剰在庫の防止【需要に応じた在庫数】

在庫管理システムにはこれまでの入出荷や在庫のデータ、および顧客・取引先データが蓄積されています。

これらのデータを利用することで、販売や仕入れの実績から顧客の需要や注文に対する販売予測を立てることができ、予測に基づいた仕入れを実施することで過剰在庫を削減できます。

またリアルタイムで情報更新されるため、常に最新の在庫状況を把握でき無駄な発注を防止できます。

在庫管理はコストに直結するので企業収益に大きく影響します。こういった観点からも、在庫管理システムによってもたらされる過剰在庫防止は企業にとって大きな利点となるでしょう。

品切れを発生させない【潜在的な売り下げロスを防止】

商品の需要は常に流動的です。

売り上げが減少し在庫が増えることもありますが、予期せぬタイミングで急に発注量が増えて一気に在庫が無くなり品切れとなることもあります。

特にお盆や年末・年始の繁忙期において、紙やエクセルなどのアナログな方法で管理していると、リアルタイムで在庫数を管理できず品切れとなってしまった!という話も耳にします。

そこで在庫管理システムを導入・更新することで、急激な在庫減少の発生時、直ぐにシステム上でアラートをあげることもできるため、品切れによる売り上げ損失を防止できます。

在庫管理の効率化とヒューマンエラーの防止

在庫管理を紙やエクセルなどで実施する場合、下記のような場合にヒューマンエラーが発生する場合があります。

・倉庫で在庫の数をカウントする際

・オフィスに戻り、計算した在庫数を紙やエクセルのデータベースに入力する際

また、倉庫からデータ入力するオフィスに戻るというタイムラグがあり、決して効率的とは言えません。

そこで在庫管理システムが登場します。在庫管理システムでは、在庫に貼られたバーコードをハンディーターミナルで読み込むだけで自動的に情報がデータシステムに登録されるのでヒューマンエラーが発生しません。また手入力の際に発生した余計なタイムラグがなく、リアルタイムにデータが転送されるので効率的です。

在庫管理システム導入のデメリット【解決策も併せて紹介!!】


在庫管理システムのデメリットは下記の2つです。

その解決策も併せて紹介します。

従業員が使いこなすのに時間がかかる【マニュアルを作って解決!】

どんなシステムでも同じですが、最初は慣れていないため作業効率が落ちる可能性があります。

在庫管理システムも同じ。システム導入時は作業員も戸惑うことでしょう。特にベテランの作業員の方々からは時にシステムに対する反発を受けることも覚悟しなければなりません。

ですが、システム導入時に説明会を開催したり現場への操作方法を丁寧に教育したりすること、また作業マニュアルを作成し現場に周知・徹底することを通じて、時間はかかるかもしれませんが徐々に効率化されていくでしょう。

初期投資コストがかかる【長期的な視点で費用対効果を検討することで解決!】 

在庫管理システムの導入には費用が発生することも、デメリットです。

特に一定規模以上の会社がそれなりの在庫管理システムの導入を図れば、費用もかなりの金額となり導入に躊躇してしまうかもしれません。また導入時だけでなく、保守サポート、メンテナンス、およびシステム管理に必要な人件費など毎年ランニングコストも発生することも事前に認識する必要があります。

ですがこのようなコストはシステムを導入すれば必ず発生するものであり必要経費と捉えることができます。

導入後に在庫の需要と供給のバランスが良くなり、潜在売り上げロスの減少や在庫過多による管理費増加の問題を解消できれば、長期的な観点ではコスト削減・利益の拡大に繋がるでしょう。

在庫管理システムの最新の傾向を紹介

企業にとって在庫管理システムは適切に商品の数をコントロールする上で必要不可欠。

営業・生産・販売フローの土台となる重要なシステムです。

管理費や商品の流通という観点からも、在庫は必要最低限。願わくはJust in Time(ジャストインタイム)で在庫を持たず利益を最大化することが企業の理想の形です。しかし膨大な数や種類の商品を管理する企業にとってそのことが難しいのも事実。それでは現代に求められる最適な在庫管理システムとはどういったものでしょうか??

1つの着眼点として考えられるのが、”クラウドデータベース”です。

在庫管理システムを自社で持つのではなく、オンライン上で管理すること。そうすることでメンテナンス費用を削減することができます。

もう1つの着眼点は”他システムとの連携”。

別記事でも解説しました、生産管理システムや販売管理システムと上手に連携を取ったシステムを導入することで、企業の生産・販売ラインは飛躍的に効率化され、コスト削減・企業利益の最大化に繋がるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか?本記事では、

  • 在庫管理システムとは何か

  • 在庫管理システムのメリット・デメリット【デメリットの解決方法も紹介】

  • 在庫管理システムの最新の傾向【クラウドデータベースと他システムとの連携】


といった観点で紹介いたしました。

在庫管理システムは企業の生産・販売の流れを、陰ながら支えています。

適切な在庫管理を行うことはコスト削減・売り上げ向上に寄与しますが、在庫管理システムを導入せず全て手作業で行うには、作業の非効率性やヒューマンエラーの観点から限界があります。

在庫管理システムを導入することで業務を効率化して販売予測計画を立案したり、また各月の売り上げや在庫数情報から今のトレンドの商品を割り出し営業側に情報提供したりするなど、営業支援に役立てることもできます。

本記事を通じて、あなたの会社が最適な在庫管理システムを検討いただき、最適なシステムを導入することで、コスト削減・売り上げ向上に繋げて頂ければ幸いです。
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