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オンラインシステムとは?基本から実際のシステム事例まで

2020/10/01

オンラインシステムとは?基本から実際のシステム事例まで

世の中はますますデジタル化が進み、オンラインで世界が繋がるようになってきています。

 

「日本はデジタル化が遅れている」とされてきましたが、政府は2021年に『デジタル庁』の設置を目指し動き始めました。

今後は日常生活、仕事とあらゆるものがオンライン上でやり取りされるのが当たり前の時代がますます進んでいきます。

つまり会社の業務も時代に合わせて、オンライン上で完結できるように変化しなくてはいけません。変化ができない企業は淘汰されていくでしょう。

 

本記事では「オンラインシステムとは?」という基本から、実際のオンラインシステムの例までを解説します。

ぜひ本記事を参考に、業務のオンライン化に向けて動き始めてください。

オンラインシステムとは

オンラインシステムとは「ネットワークを通じて業務を行う、サービスを提供するシステム」のことです。

たとえば下記のようなものが代表例として挙げられます。

・銀行のATM

・電車のチケット発券

・EC(インターネットショッピング)

オンラインシステムは日常生活に多く利用されています。最大の特徴は人がその場にいなくてもサービスを受けることが可能という点です。

いつでもどこでもネットワークに入る環境があれば利用できるのがオンラインシステムです。

会社の業務でも営業ツールやコミュニケーションツールとしてオンラインシステムは広く浸透しています。

オンラインシステムとオフラインシステムの違い

オンラインシステムとよく比較されるシステムとしてオフラインシステムがあります。

オンラインシステムとオフラインシステムの違いは下記の通りです。

 

オンラインシステム

処理方法:通信

時間:即時

ネットワーク接続:接続可

 

オフラインシステム

処理方法:紙テープ、磁気テープ

時間:漸次

ネットワーク接続:接続不可

 

自分の預金口座のお金の動きを例に考えてみましょう。
ATMで自分のキャッシュカードを挿入し、引き出したい金額と暗証番号を入力すれば、自分の口座からすぐにお金を引き出すことができます。
銀行のATMがネットワークで繋がっているので、「この口座にはいくら入っており、いくら引き出す」と処理されるからです。

一方自分でATMを操作しなくても、口座からお金が動くものがあります。たとえばクレジットカードの引き落としや家賃の引き落とし、公共料金の引き落としなどです。
クレジットカードは利用しても、口座からお金はすぐに引き落とされません。毎月決まった日に利用した分だけの金額が引き落とされる仕組みになっています。
クレジットカードとATMがネットワークで介しておらず、後でコンピュータにデータを読み込ませているためです。
そのため、リアルタイムで口座から引き落とされず、後から一括でお金が引き落とされるのです。

オンラインシステム業務が行われている事例

現在では多くの業務がオンラインシステムで行われています。今後はさらに普及していくことでしょう。
本章では一般の会社でオンラインで行われている業務事例を3つ紹介します。

Web会議システムの利用


Web会議システムはオンラインシステムとイメージしやすいでしょう。
遠隔地にいる離れた相手とリアルタイムでビデオ通話を繋いでコミュニケーションを取るものです。昨今の情勢からテレワークでの活用にも用いられています。
Zoom、ハングアウト、TeamsなどあらゆるWeb会議システムが多くの会社で導入されています。

導入事例①:株式会社ディー・エヌ・エー


DeNAではWeb会議システムにテレキューブというWeb会議システムを導入しています。
テレキューブを社内コミュニケーションのひとつとして導入しており、毎週のミーティングや四半期ごとの人事面談で利用しています。

<導入前の課題>
テレキューブを導入前は対面式でコミュニケーションをとっており、90室あった会議室は常に一杯で押さえることが難しい、反対に広い会議室を少人数で利用していたりと効率の悪さが課題として上がっていました。

<導入後の効果>
テレキューブを導入したことで、広い会議室を適正な人数で利用しやすくなった他、導入に工事が必要ないため、新たに会議室を増設する必要がなくなったなどコストを抑えることができたなどが挙げられます。

導入事例②:株式会社九州TSUTAYA


九州TSUTAYAでは営業ツールとしてWeb会議システム「ベルフェイス」を導入しました。
顧客の元へ営業が直接訪問するのではなく、Web会議システムを利用してビデオ通話で顧客とコミュニケーションを取っています。

<導入前の課題>
導入前は顧客の元へ直接訪問をしていたため、移動時間がかかっていました。
本社から顧客の元へ移動するのに2時間半以上かかることもあり、営業効率の悪さが課題でした。

<導入後の効果>
ベルフェイスを導入したことで、移動時間がなくなり1ヶ月で8営業日分の時間の創出に成功し、移動コストも月30万円ほど削減できたとしています。
移動に充てていた時間は顧客への提案資料の作成などの時間に割くことができるようになり、より濃い営業ができるようになりました。その結果、一度も顧客の元へ足を運ばなくても案件を成約できた結果も得ています。

オンライン受発注システム


現在は多くの商品をオンライン上でやり取りすることができます。Amazonや楽天市場などはオンライン受発注システムの代表と言えるでしょう。
一方でBtoB企業間のやり取りでは、電話やFAXを使って注文を行い、手入力でシステムへ入力しているものも多くあります。
今後はデジタル化が進むことで受発注も全てシステム上で完結するようになっていくでしょう。

導入事例①:株式会社ミックウエルヴァ


ミックウエルヴァでは美容関連商品を約50種類取り扱っており、商品を「Bカート」というシステムを利用してECサイトを展開し卸売りを行なっています。
サイト上で全ての受発注を行なっており、サイトの会員は500社を超えているとのことです。

<導入前の課題>
Bカートを導入する前は電話での商品の受発注を行なっており、また製品についての問い合わせも営業社員が行い、業務の負担となっていました。
商品についての対応も属人化していたため、効率的な業務が行えていませんでした。

<導入後の効果>
Bカートを導入したことで、サイト内の記載内容を顧客に伝えられるようになり、応対業務を効率化させることにつながりました。

導入事例②:有限会社山栄フーズ


山栄フーズでは全国のラーメン店に向けて、ラーメンの材料である麺、チャーシューなどを卸しており、取引先は1,000店舗以上になる会社です。
取引先の注文を効率的に処理するため、「アラジンEC」と「アラジンオフィス for foods」を導入しています。

<導入前の課題>
取引先からの注文はFAXで受け付けていたため、受け付けた注文をシステム伝票に手入力していました。入力業務に時間がかかり、深夜まで入力作業をしているなど負担が増大していました。

<導入後の効果>
オンライン上で注文を受け付けられるようになったため、伝票への入力作業が1時間に大幅に短縮され、業務負担が大きく減りました。
さらにこれまでFAXで受け取っていたため、必ず発生したFAX用紙が必要なくなり、コストダウンとペーパレス化を実現しました。
加えて顧客もスマホやタブレット、パソコンなどで注文できるようになったため、利便性が上がると同時に誤発注もなくなりました。

まとめ

今回はオンラインシステムについて基本から実際の導入事例までをご紹介しました。

日本は今後デジタル化が進んでいき、オンラインシステムでの業務が一般的になるでしょう。そのため部門ごと部署ごとでも良いので、小さく導入を始めていくことが大切です。

自社にとってどの業務をオンライン化すれば、最も効率的な業務を行うことができるかを考えてぜひ実践してみてください。

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この記事を書いた人 Sackle編集部

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