デジタル化が急速に進展し、オンライン環境がますます整備・普及しています。
日本はこれまでデジタル化が遅れていると言われてきましたが、2021年に政府はデジタル庁の設立に着手し、変化の兆しを見せています。
今後、日常生活や仕事などあらゆる側面でオンラインでのやり取りが当たり前になる時代が一層進展するでしょう。
企業もこの変化に適応し、オンライン上で業務を遂行できるように変革する必要があります。変化に対応できない企業は競争から取り残される恐れがあります。
この記事では、オンラインシステムの基本から、実際のオンラインシステムの事例までを詳しく解説します。ぜひこの記事を参考にし、業務のオンライン化に向けて積極的な取り組みを開始してください。
日本はこれまでデジタル化が遅れていると言われてきましたが、2021年に政府はデジタル庁の設立に着手し、変化の兆しを見せています。
今後、日常生活や仕事などあらゆる側面でオンラインでのやり取りが当たり前になる時代が一層進展するでしょう。
企業もこの変化に適応し、オンライン上で業務を遂行できるように変革する必要があります。変化に対応できない企業は競争から取り残される恐れがあります。
この記事では、オンラインシステムの基本から、実際のオンラインシステムの事例までを詳しく解説します。ぜひこの記事を参考にし、業務のオンライン化に向けて積極的な取り組みを開始してください。
オンラインシステムとは
オンラインシステムとは「ネットワークを通じて業務を行う、サービスを提供するシステム」のことです。
たとえば下記のようなジャンル、サービスが代表例として挙げられます。
Gmail、Outlook、Yahoo!メールなどのウェブベースのメールプラットフォームは、電子メールの送受信に広く利用されています。
LINE、Facebook、X(旧Twitter)、Instagram、LinkedInなど、ソーシャルメディアプラットフォームはコミュニケーション、情報共有、ネットワーキングに使用されています。
Dropbox、Google ドライブ、OneDriveなどのクラウドストレージサービスは、データのバックアップと共有に使用されます。
Zoom、Skype、Microsoft Teamsなど、ビデオ通話プラットフォームはリモートワークや遠隔会議に利用されています。
DocuSign、Adobe Signなどの電子署名プラットフォームは、文書の電子署名とワークフローの管理に用いられます。
Zoom、Google Classroom、edXなどのオンライン教育プラットフォームは、遠隔教育とeラーニングに利用されています。
Amazon、eBay、Shopifyなどの電子商取引プラットフォームは、オンラインでの商品の購入と販売に使用されています。
OpenTable、BookMyShowなどの予約管理プラットフォームは、レストランやイベントの予約に活用されています。
オンラインバンキング、株式取引プラットフォーム、仮想通貨取引所など、さまざまな金融サービスがオンラインで提供されています。
Steam、PlayStation Network、Xbox Liveなど、オンラインゲームプラットフォームはゲーマーに利用されています。
これは一部の例であり、オンラインシステムはほぼあらゆる分野で利用されています。
技術の進化に伴い、新しいオンラインシステムが継続的に開発され、利用者のニーズに合わせて拡大しています。
いつでもどこでもネットワークに入る環境さえあれば利用できるのがオンラインシステムの強みです。
たとえば下記のようなジャンル、サービスが代表例として挙げられます。
ウェブメール
Gmail、Outlook、Yahoo!メールなどのウェブベースのメールプラットフォームは、電子メールの送受信に広く利用されています。
ソーシャルメディア
LINE、Facebook、X(旧Twitter)、Instagram、LinkedInなど、ソーシャルメディアプラットフォームはコミュニケーション、情報共有、ネットワーキングに使用されています。
クラウドストレージ
Dropbox、Google ドライブ、OneDriveなどのクラウドストレージサービスは、データのバックアップと共有に使用されます。
ビデオ通話
Zoom、Skype、Microsoft Teamsなど、ビデオ通話プラットフォームはリモートワークや遠隔会議に利用されています。
電子署名
DocuSign、Adobe Signなどの電子署名プラットフォームは、文書の電子署名とワークフローの管理に用いられます。
オンライン教育
Zoom、Google Classroom、edXなどのオンライン教育プラットフォームは、遠隔教育とeラーニングに利用されています。
電子商取引
Amazon、eBay、Shopifyなどの電子商取引プラットフォームは、オンラインでの商品の購入と販売に使用されています。
予約管理
OpenTable、BookMyShowなどの予約管理プラットフォームは、レストランやイベントの予約に活用されています。
金融サービス
オンラインバンキング、株式取引プラットフォーム、仮想通貨取引所など、さまざまな金融サービスがオンラインで提供されています。
オンラインゲーム
Steam、PlayStation Network、Xbox Liveなど、オンラインゲームプラットフォームはゲーマーに利用されています。
これは一部の例であり、オンラインシステムはほぼあらゆる分野で利用されています。
技術の進化に伴い、新しいオンラインシステムが継続的に開発され、利用者のニーズに合わせて拡大しています。
いつでもどこでもネットワークに入る環境さえあれば利用できるのがオンラインシステムの強みです。
オンラインシステムとオフラインシステムの違い
オンラインシステムとオフラインシステムは、コンピューターシステムやソフトウェアの動作状態において重要な違いがあります。以下に、それらの違いを説明します。
オンラインシステムは、インターネットやネットワークに接続して動作します。データやリソースの共有、リアルタイムの情報更新、リモートアクセスが可能です。
オフラインシステムは、インターネットやネットワークへの接続が不要です。データやプログラムはローカルに保存され、インターネット接続がない状況でも利用できます。
オンラインシステムでは、データはサーバー上に保存され、複数のユーザーやデバイスで同期されます。データはリアルタイムで共有され、変更が即座に反映されます。
オフラインシステムでは、データはローカルに保存されるため、同期には手動の操作が必要です。データは通常、オンライン状態でサーバーと同期されます。
オンラインシステムはリアルタイムでデータの更新や操作が可能です。複数のユーザーが同時にデータにアクセスでき、共同作業が容易です。
オフラインシステムは通常、リアルタイムではなく、データの同期が必要です。データの更新はオンライン接続時に行われ、オフライン時には変更が反映されません。
オンラインシステムはインターネット接続が必要です。ネットワークに障害が発生すると、利用できなくなる可能性があります。
オフラインシステムはネットワークに依存しません。常に利用可能で、ネットワークの問題に影響を受けません。
オンラインシステムはデータがサーバー上に保存されるため、セキュリティ対策が必要です。データがオンラインで脅威にさらされる可能性があります。
オフラインシステムはデータがローカルに保存され、物理的なアクセス制御が適用できます。セキュリティリスクが低い傾向があります。
オンラインシステムとオフラインシステムは、特定の用途や状況に応じて選択されます。オンラインシステムはリアルタイムの共同作業やリモートアクセスが必要な場合に適しており、オフラインシステムはセキュリティや可用性の観点から重要な場合があります。
オフラインシステムは、インターネット接続が必要ない、または制限されている場面で使用されることがあります。以下は、オフラインシステムが活用される一般的な場面です。
山岳地帯や農村地域など、インターネット接続が制限される場所では、オフラインシステムが有用です。データをローカルに保存し、オンライン接続が不要なアプリケーションやツールが利用されます。
一部の政府機関や企業は、セキュリティ上の理由からインターネット接続を制限しています。オフラインシステムは、外部との接続がないため、セキュリティ要件を満たすのに適しています。
個人情報や機密データを扱う場合、データをローカルに保存し、オフラインで処理することがセキュリティ上の要件です。オフラインシステムはデータの漏洩リスクを低減します。
災害時や非常時に、通信ネットワークがダウンすることがあります。オフラインシステムは、通信の中断に備えて重要な情報やアプリケーションを利用可能にします。
一部のデバイス、特に組み込みシステムやセンサーデバイスは、オンライン接続が難しい場合があります。オフラインシステムは、これらのデバイスで使用されます。
データ収集が頻繁に行われる場合、オンライン接続の必要性を排除することで、データ収集プロセスを効率化できます。データはオフラインで収集され、後で集中的にアップロードされることがあります。
接続性
オンラインシステム
オンラインシステムは、インターネットやネットワークに接続して動作します。データやリソースの共有、リアルタイムの情報更新、リモートアクセスが可能です。
オフラインシステム
オフラインシステムは、インターネットやネットワークへの接続が不要です。データやプログラムはローカルに保存され、インターネット接続がない状況でも利用できます。
データの同期
オンラインシステム
オンラインシステムでは、データはサーバー上に保存され、複数のユーザーやデバイスで同期されます。データはリアルタイムで共有され、変更が即座に反映されます。
オフラインシステム
オフラインシステムでは、データはローカルに保存されるため、同期には手動の操作が必要です。データは通常、オンライン状態でサーバーと同期されます。
リアルタイム性
オンラインシステム
オンラインシステムはリアルタイムでデータの更新や操作が可能です。複数のユーザーが同時にデータにアクセスでき、共同作業が容易です。
オフラインシステム
オフラインシステムは通常、リアルタイムではなく、データの同期が必要です。データの更新はオンライン接続時に行われ、オフライン時には変更が反映されません。
可用性
オンラインシステム
オンラインシステムはインターネット接続が必要です。ネットワークに障害が発生すると、利用できなくなる可能性があります。
オフラインシステム
オフラインシステムはネットワークに依存しません。常に利用可能で、ネットワークの問題に影響を受けません。
データ保護
オンラインシステム
オンラインシステムはデータがサーバー上に保存されるため、セキュリティ対策が必要です。データがオンラインで脅威にさらされる可能性があります。
オフラインシステム
オフラインシステムはデータがローカルに保存され、物理的なアクセス制御が適用できます。セキュリティリスクが低い傾向があります。
オンラインシステムとオフラインシステムは、特定の用途や状況に応じて選択されます。オンラインシステムはリアルタイムの共同作業やリモートアクセスが必要な場合に適しており、オフラインシステムはセキュリティや可用性の観点から重要な場合があります。
オフラインシステムはどのようなシーンで使用されるか
オフラインシステムは、インターネット接続が必要ない、または制限されている場面で使用されることがあります。以下は、オフラインシステムが活用される一般的な場面です。
リモートエリアや信号の届かない場所
山岳地帯や農村地域など、インターネット接続が制限される場所では、オフラインシステムが有用です。データをローカルに保存し、オンライン接続が不要なアプリケーションやツールが利用されます。
セキュリティ要件の厳しい環境
一部の政府機関や企業は、セキュリティ上の理由からインターネット接続を制限しています。オフラインシステムは、外部との接続がないため、セキュリティ要件を満たすのに適しています。
データのプライバシーと機密性
個人情報や機密データを扱う場合、データをローカルに保存し、オフラインで処理することがセキュリティ上の要件です。オフラインシステムはデータの漏洩リスクを低減します。
非常時の備え
災害時や非常時に、通信ネットワークがダウンすることがあります。オフラインシステムは、通信の中断に備えて重要な情報やアプリケーションを利用可能にします。
デバイスの制約
一部のデバイス、特に組み込みシステムやセンサーデバイスは、オンライン接続が難しい場合があります。オフラインシステムは、これらのデバイスで使用されます。
データ収集の効率化
データ収集が頻繁に行われる場合、オンライン接続の必要性を排除することで、データ収集プロセスを効率化できます。データはオフラインで収集され、後で集中的にアップロードされることがあります。
オンラインシステム業務が行われている事例
現在では多くの業務がオンラインシステムで行われています。今後はさらに普及していくことでしょう。
本章では一般の会社でオンラインで行われている業務事例を3つ紹介します。
Web会議システムはオンラインシステムとイメージしやすいでしょう。
遠隔地にいる離れた相手とリアルタイムでビデオ通話を繋いでコミュニケーションを取るものです。昨今の情勢からテレワークでの活用にも用いられています。
Zoom、ハングアウト、TeamsなどあらゆるWeb会議システムが多くの会社で導入されています。
DeNAではWeb会議システムにテレキューブというWeb会議システムを導入しています。
テレキューブを社内コミュニケーションのひとつとして導入しており、毎週のミーティングや四半期ごとの人事面談で利用しています。
<導入前の課題>
テレキューブを導入前は対面式でコミュニケーションをとっており、90室あった会議室は常に一杯で押さえることが難しい、反対に広い会議室を少人数で利用していたりと効率の悪さが課題として上がっていました。
<導入後の効果>
テレキューブを導入したことで、広い会議室を適正な人数で利用しやすくなった他、導入に工事が必要ないため、新たに会議室を増設する必要がなくなったなどコストを抑えることができたなどが挙げられます。
九州TSUTAYAでは営業ツールとしてWeb会議システム「ベルフェイス」を導入しました。
顧客の元へ営業が直接訪問するのではなく、Web会議システムを利用してビデオ通話で顧客とコミュニケーションを取っています。
<導入前の課題>
導入前は顧客の元へ直接訪問をしていたため、移動時間がかかっていました。
本社から顧客の元へ移動するのに2時間半以上かかることもあり、営業効率の悪さが課題でした。
<導入後の効果>
ベルフェイスを導入したことで、移動時間がなくなり1ヶ月で8営業日分の時間の創出に成功し、移動コストも月30万円ほど削減できたとしています。
移動に充てていた時間は顧客への提案資料の作成などの時間に割くことができるようになり、より濃い営業ができるようになりました。その結果、一度も顧客の元へ足を運ばなくても案件を成約できた結果も得ています。
現在は多くの商品をオンライン上でやり取りすることができます。Amazonや楽天市場などはオンライン受発注システムの代表と言えるでしょう。
一方でBtoB企業間のやり取りでは、電話やFAXを使って注文を行い、手入力でシステムへ入力しているものも多くあります。
今後はデジタル化が進むことで受発注も全てシステム上で完結するようになっていくでしょう。
ミックウエルヴァでは美容関連商品を約50種類取り扱っており、商品を「Bカート」というシステムを利用してECサイトを展開し卸売りを行なっています。
サイト上で全ての受発注を行なっており、サイトの会員は500社を超えているとのことです。
<導入前の課題>
Bカートを導入する前は電話での商品の受発注を行なっており、また製品についての問い合わせも営業社員が行い、業務の負担となっていました。
商品についての対応も属人化していたため、効率的な業務が行えていませんでした。
<導入後の効果>
Bカートを導入したことで、サイト内の記載内容を顧客に伝えられるようになり、応対業務を効率化させることにつながりました。
山栄フーズでは全国のラーメン店に向けて、ラーメンの材料である麺、チャーシューなどを卸しており、取引先は1,000店舗以上になる会社です。
取引先の注文を効率的に処理するため、「アラジンEC」と「アラジンオフィス for foods」を導入しています。
<導入前の課題>
取引先からの注文はFAXで受け付けていたため、受け付けた注文をシステム伝票に手入力していました。入力業務に時間がかかり、深夜まで入力作業をしているなど負担が増大していました。
<導入後の効果>
オンライン上で注文を受け付けられるようになったため、伝票への入力作業が1時間に大幅に短縮され、業務負担が大きく減りました。
さらにこれまでFAXで受け取っていたため、必ず発生したFAX用紙が必要なくなり、コストダウンとペーパレス化を実現しました。
加えて顧客もスマホやタブレット、パソコンなどで注文できるようになったため、利便性が上がると同時に誤発注もなくなりました。
本章では一般の会社でオンラインで行われている業務事例を3つ紹介します。
Web会議システムの利用
Web会議システムはオンラインシステムとイメージしやすいでしょう。
遠隔地にいる離れた相手とリアルタイムでビデオ通話を繋いでコミュニケーションを取るものです。昨今の情勢からテレワークでの活用にも用いられています。
Zoom、ハングアウト、TeamsなどあらゆるWeb会議システムが多くの会社で導入されています。
導入事例①：株式会社ディー・エヌ・エー
DeNAではWeb会議システムにテレキューブというWeb会議システムを導入しています。
テレキューブを社内コミュニケーションのひとつとして導入しており、毎週のミーティングや四半期ごとの人事面談で利用しています。
<導入前の課題>
テレキューブを導入前は対面式でコミュニケーションをとっており、90室あった会議室は常に一杯で押さえることが難しい、反対に広い会議室を少人数で利用していたりと効率の悪さが課題として上がっていました。
<導入後の効果>
テレキューブを導入したことで、広い会議室を適正な人数で利用しやすくなった他、導入に工事が必要ないため、新たに会議室を増設する必要がなくなったなどコストを抑えることができたなどが挙げられます。
導入事例②：株式会社九州TSUTAYA
九州TSUTAYAでは営業ツールとしてWeb会議システム「ベルフェイス」を導入しました。
顧客の元へ営業が直接訪問するのではなく、Web会議システムを利用してビデオ通話で顧客とコミュニケーションを取っています。
<導入前の課題>
導入前は顧客の元へ直接訪問をしていたため、移動時間がかかっていました。
本社から顧客の元へ移動するのに2時間半以上かかることもあり、営業効率の悪さが課題でした。
<導入後の効果>
ベルフェイスを導入したことで、移動時間がなくなり1ヶ月で8営業日分の時間の創出に成功し、移動コストも月30万円ほど削減できたとしています。
移動に充てていた時間は顧客への提案資料の作成などの時間に割くことができるようになり、より濃い営業ができるようになりました。その結果、一度も顧客の元へ足を運ばなくても案件を成約できた結果も得ています。
オンライン受発注システム
現在は多くの商品をオンライン上でやり取りすることができます。Amazonや楽天市場などはオンライン受発注システムの代表と言えるでしょう。
一方でBtoB企業間のやり取りでは、電話やFAXを使って注文を行い、手入力でシステムへ入力しているものも多くあります。
今後はデジタル化が進むことで受発注も全てシステム上で完結するようになっていくでしょう。
導入事例①：株式会社ミックウエルヴァ
ミックウエルヴァでは美容関連商品を約50種類取り扱っており、商品を「Bカート」というシステムを利用してECサイトを展開し卸売りを行なっています。
サイト上で全ての受発注を行なっており、サイトの会員は500社を超えているとのことです。
<導入前の課題>
Bカートを導入する前は電話での商品の受発注を行なっており、また製品についての問い合わせも営業社員が行い、業務の負担となっていました。
商品についての対応も属人化していたため、効率的な業務が行えていませんでした。
<導入後の効果>
Bカートを導入したことで、サイト内の記載内容を顧客に伝えられるようになり、応対業務を効率化させることにつながりました。
導入事例②：有限会社山栄フーズ
山栄フーズでは全国のラーメン店に向けて、ラーメンの材料である麺、チャーシューなどを卸しており、取引先は1,000店舗以上になる会社です。
取引先の注文を効率的に処理するため、「アラジンEC」と「アラジンオフィス for foods」を導入しています。
<導入前の課題>
取引先からの注文はFAXで受け付けていたため、受け付けた注文をシステム伝票に手入力していました。入力業務に時間がかかり、深夜まで入力作業をしているなど負担が増大していました。
<導入後の効果>
オンライン上で注文を受け付けられるようになったため、伝票への入力作業が1時間に大幅に短縮され、業務負担が大きく減りました。
さらにこれまでFAXで受け取っていたため、必ず発生したFAX用紙が必要なくなり、コストダウンとペーパレス化を実現しました。
加えて顧客もスマホやタブレット、パソコンなどで注文できるようになったため、利便性が上がると同時に誤発注もなくなりました。
今回はオンラインシステムについて基本から実際の導入事例までをご紹介しました。
日本は今後デジタル化が進んでいき、オンラインシステムでの業務が一般的になるでしょう。そのため部門ごと部署ごとでも良いので、小さく導入を始めていくことが大切です。
自社にとってどの業務をオンライン化すれば、最も効率的な業務を行うことができるかを考えてぜひ実践してみてください。
日本は今後デジタル化が進んでいき、オンラインシステムでの業務が一般的になるでしょう。そのため部門ごと部署ごとでも良いので、小さく導入を始めていくことが大切です。
自社にとってどの業務をオンライン化すれば、最も効率的な業務を行うことができるかを考えてぜひ実践してみてください。
