議事録とは？議事録作成に関する基礎知識やDXの推進となる文字起こしについて

議事録がなぜ必要なのか、もしくは議事録の作成におけるDXの推進は難しいのかとお悩みではありませんか。

今回は議事録に関する基礎知識や基本的な項目、議事録作成のDX推進に文字起こしが最適な理由についてお話します。

はじめに議事録に関する基礎知識について簡単に説明します。

議事録とは

議事録とは会議やミーティングの内容を文字によって記録し、保存する仕組みを指します。議事録によって会議やミーティングで何を話し合ったのか、どんな提案があったのか、もしくは何が決定されたのか記録しておくことで、後々に役立てることが可能です。

逆に言えば、議事録を作成せず、口頭のみ、参加者のみに内容が共有される形ですと、透明性が確保できなかったり、言った・言ってないという不要な水掛け論、または内容を憶えている・憶えていないという形で会議やミーティングを役立てることができなくなってしまいます。

なぜ、議事録が必要なのか

なぜ、議事録が必要なのか、いくつか例を挙げてみます。

・会議の内容を忘れたり、失われたりしないため
・情報の蓄積や情報の共有、後々に活用するため
・会議で決めたことの証明や文書化のため
・誰が何を言ったのかなど、責任区分を明確にするため
・内容を記録し透明性を確保するため

上記はあくまでも一例ですが、議事録を作成することで会議やミーティングが必要であったこと、意味があったことを示すためであることがわかります。議事録を作成しないということは記録を残さないということでもあり、情報が蓄積されなかったり、透明性が確保できなかったりしてしまい、会議やミーティングの正当性が示されなくなるとも言えるでしょう。

議事録を作成する労力や事務的負担

会議やミーティングの規模によっては議事録の作成に労力や事務的負担が発生します。実際に会議中の発言や意見は主に「声」であり、また思いつきの発言や思わぬ質問などがあるのも自然なことです。資料にない情報を取りまとめることで情報を蓄積するのが議事録であることを考えると、大変だから、負担だからという理由で議事録を作成しないということはあり得ません。

しかし、人力かつアナログな方法では事務方の負担、または議事録作成担当者の負担があるのは事実です。また、作成した議事録が活用されていない、もしくは議事録を作成すること自体に意義があるといったような風潮ですと、何のために議事録を作っているのかわからなくなり、不要な労力、ストレスの発生源になるのも確かです。

次に議事録に盛り込むべき基本的な項目をご紹介します。

概要：目的および主題日時・場所・参加者・用いた資料やデータ

まずは議事録の概要と言える部分についての項目をいくつか挙げてみます。

・目的および主題
・日時
・場所
・参加者
・用いた資料やデータ

上記は議事録の項目として最低限記述しておきたい情報と言えます。その他に後述する内容や内容に関する目次の割り振りなど、資料やデータとして残すのが一般的です。その他、用いた資料やデータとともに管理し、閲覧や検索しやすいようにデータの整理やアクセス権の設定なども行うことを意識すべきです。

参加者の音声による発言の整理

参加者の音声による発言の整理はとても大切です。

・時系列
・発言者
・対話ベース
・責任区分の明確化
・決定の証明や明確化

上記は音声による発言を整理する上で意識しておきたい部分です。5W1Hのような形で発言や意見の内容と時系列、もしくは誰が言った、誰と誰が話したなどを明確にすると良いでしょう。また、会議に用いた資料やデータの参照箇所も合わせて明記すると見やすくなります。

会議の内容に関する取りまとめ

会議やミーティングの概要、参加者の発言の整理、その他にメモ書きや注意事項、注釈などを会議の内容として取りまとめていきます。誰が言ったかということだけではなく、何が決まったのか、何ついて話し合いが行われ、どのような結果になったのかなど「会議やミーティングの成果」となるよう情報を整理しましょう。

参加者の発言についても、明らかに重複する内容、または個人的な感情、もしくは会議の趣旨とは関係のない内容を省くなど、すべてを記載する必要はないと言えます。ただし、何かを決定したような内容は必ず盛り込むようにしましょう。

また、可能であれば音声データを録音すること、もしくはオンライン会議であれば動画データとして保存しておくことも視野に入れておきましょう。

次に議事録作成のDX推進に文字起こしが最適な理由を説明します。

音声の文字起こしはAIによる自動文字起こしに進化している

現在では音声の文字起こしはAIによる自動文字起こしに進化しています。実はそのことを知らずに未だに人力による音声の文字起こしをしているケースも少なくありません。実際に文字起こしと聞くと一昔前であれば人力で音声を文字に起こすのが主流でした。事務作業の負担や労力が必要なのは当たり前であり、そのためのコストやリソースを割くのが一般的だったと言えます。

しかし、2025年の崖問題、少子高齢化、人材の確保など、さまざまな要因を考えると「自動化できるものは自動化すべき」というのが今の主流です。また、これから先も会議やミーティングそのものがなくならない業界や業種において、DXを推進するためにもAIによる自動文字起こしが最適であり、早い段階で導入すべき事実であるのは明白です。

会議の「会話」を文字列に変換することが可能

人力による文字起こしですと、最低でも一度、二度は音声データを聞きながらキーボード入力しなくてはなりません。AIによる自動文字起こしであれば、会議の会話を録音したデータ、もしくはオンライン会議の動画データを元に音声を自動で文字列に変換することができます。

また、音声を自動で文字起こししてデータ化できるということは、ペーパーレス化や電子化もしやすい環境が整います。資料やデータとして残しておくこともできますし、活用や再利用、もしくは情報の共有や周知徹底など、今までにない使い方も視野に入ってくるでしょう。

議事録作成の労力や事務的負担の軽減

AIによる自動文字起こしであれば、文字起こしに必要な労力や事務的負担、金銭的なコストの削減につながります。そもそも、人力による文字起こしは時間も掛かれば人手も必要です。外注すればそれなりのコストも発生しますし、何よりも情報漏洩の懸念は拭いきれないのも事実と言えます。

いわゆるDXの推進に必要とされる「自動化」や「効率化」に加えて「セキュリティ性」も確保しながら「情報資源の蓄積」が可能になるということです。また、この先に見えてくるのは受付や窓口など対面での商談や取引のオンライン化、それらに伴う顧客との対話や通話の音声の電子化も必須と言えるのは間違いありません。顧客対応しながら録音したデータが自動で文字起こしされる仕組みを備えることは、将来的にも役立つということです。

今回は議事録に関する基礎知識や基本的な項目、議事録作成のDX推進に文字起こしが最適な理由についてお話しました。

議事録の必要性や将来的に活用および再利用するためには、電子化やデータ化が必須と言えます。しかし、この先、さまざまな要因において人力での文字起こしが難しい時代が訪れることを考えると、文字起こしのDXを推進すべきと言えます。

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