日々の業務の中で会議やミーティングに費やす時間はどのぐらいあるでしょうか？
役職やポジションによって一概に言えないが、企業によってはトタールすると1日の業務の1/3は占めているところも少なくは無いと思います。
ここでは、会議とミーティングの違いや目的などを改めて見直したいと思います。

何の為？、誰の為？のミーティング(会議)

・時は金なり。無駄な時間を過ごしてませんか？
・そもそも、会議やミーティングの「目的」って共有されていますか？
・それって会議やミーティングをやる意味ありますか？
・現場の事を考えた会議にしてますか？

今は以前より少なくはなっていますが、「次までに考えておく」「この続きは次回」「今、ここでは決定できない・・・」とか。
つまりは、会議の為の会議はやめましょう！

会議は決定事項や方向性を決めるのに対してミーティングは現場で具体策(戦術)や進捗、業務進行上の問題解決や対策案などをまとめて決定する場です。

極論を言えば会議は「ゴール」を決めてミーティングは「どうやってゴールに向かうか」を都度行う事。その他の違いの要素として、メンバー(人数)、時間、回数、議題(内容)などがある。

ミーティングとは

ミーティングは現場の責任者が中心となり、2人(少人数)〜5人ぐらいまでで、必要に応じて、比較的短い時間(10分〜60分)で行われます。
そして、ミーティングの目的には次のような要素が含まれています。

・意思決定する
・問題を解決する
・情報を共有する
・アイデアを出す
・評価する
まさに、PDCAだとも言えます。

やたら参加人数が多い
そもそも、なぜそんなに人数がいるの？と思ったことありませんか。なぜ参加メンバーに入っているのか本人もわからないケースもあります。よくあるのが念の為に呼んだ。
はあー？

やたら長い！5分で決まる内容を60分
内容によってはすぐ決まる内容をダラダラ話して、最後には結局何が決まったのかも忘れているお粗末。もちろん意見や考えが白熱して終わらないケースもありますが・・・

何も決まらない
そもそも、その事案を決めるミーティングだったよね？
”ではこの内容で検討します”
”では次回までに考えをまとめてください””次回の会議までに決定してください”
謎です・・・

一言も発さないメンバー
メンバーの中には意見などや考えすらも話さない人がいます。居る意味ありますか？
念の為の情報共有のために・・・いやいや、情報共有なら共有ツール使えばいいよね。

こんなことがあるなら改善

・実施目的の明確化できてない
・一人一人の話が長い
・結論が出ない
・進行役(ファシリテーター)が居ない
・議題が用意させていない
・参加人数がやたら多い
・人の意見に批判的、否定から入る

効果的なミーティング(会議)を行うための5つのポイント

1.会議を行う目的を必ず明確にする(共有する)

2.事前にアジェンダや議題を共有

3.リーダー(ファシリテーター)のアサイン
これが結構重要です。進行役、取りまとめ役が居ないと単なる座談会になる可能性が高い。

4.参加人数を少数に抑える
目的や内容によって変わりますが、内容が参加者全員にフォーカスできるメンバーの選出を行った方がいいです。

5.アクションプランを明確にする
ミーティングにおいて最も重要な要素が、次のやるべきことをアクションを決める事です。
そして時間軸も決める。いつまでに、誰が、何を、どうするのか、を決定させる。

<鉄則！>
よく会議やミーティングが終わってから、文句を言ったり批判したりする人がいます。これはルール違反です。
文句があるなら、その場で発言する。そして決まったことはやり切る。

最後に・・・

会議もミーティングもコミュニケーションの場の一つです。
人間関係が重要なファクターを占めます、理詰めだけじゃ人は動きません、感情まで動かさないと人は動かきません。白熱する議論は良いと思います。それが議論だけで終わらず次に繋がる議論にできるように取り組んでみてはいかがですか。

また、そもそも組織自体が正常に機能していなければ、当然、会議・ミーティングにも支障が出るでしょう。
こちらの記事も参照してみて下さい。
↪︎ドラッカーから学ぶ会社を変える組織作り