【ミーティングとは】意味や目的、効果を高めるポイントをご紹介

日々の業務の中で会議やミーティングに費やす時間はどのぐらいですか？

役職やポジションによって多少の差はあるものの、人によっては「トータルすると1日の業務の1/3以上を占めている」というケースもあるのではないでしょうか。

この記事ではミーティングの目的や会議との違いなどを改めて確認しつつ、会議を効果的に進めるためのポイントなどを解説していきます。

ミーティングの意味

ミーティングとは、「集まって話し合いを行うこと」を意味する言葉です。

企業においては、
・現場のリーダーが主宰する
・比較的少人数で行われる（２～5名前後）
・比較的短時間（15～60分程度）
といった特徴を持った打ち合わせを「ミーティング」と呼ぶことが多いでしょう。

ミーティングの目的

ミーティングを行う目的として、大きく以下の4つが挙げられます。

・ミーティングの目的①：意思決定する
一つ目の目的は「意思決定」です。

今後取るべきアクションなどの方向性を検討し、決める場としてもミーティングは活用されています。

・ミーティングの目的②：情報を共有する
二つ目の目的は「情報を共有する」という点です。

現在の状況や経営方針などといった情報を共有する際も、ミーティングは活用できるでしょう。

・ミーティングの目的③：アイデアを出す
続いては「アイデアを出す」という目的です。

ブレインストーミングを活用した新たな営業戦略やサービス開発などのアイデア出しに、ミーティングを活用することができます。

・ミーティングの目的④：問題や課題を深堀する
最後の目的として挙げられるのは、「問題や課題の深堀」です。

現在抱えている営業上の問題やメンバーが抱えている課題に対して、議論を尽くすことで深堀していく際にもミーティングは有用です。

ミーティングと会議の違いって何？

会議は決定事項や方向性を決めるのに対して、ミーティングは現場における具体策や進捗、業務進行上の問題解決案などをまとめて決定する場です。

簡単に言えば会議は「ゴール」を決めて、ミーティングは「どうやってゴールに向かうか」を都度話し合うことと言えるでしょう。

その他、参加者の役職や人数、時間、議題などで線引きしているというケースもありますね。

とはいえ正直厳密にミーティングと会議を区別することは難しく、企業や人によってミーティングと呼ぶケースがあったり、会議と呼ぶケースがあったりすると認識しておくと良いでしょう。

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ここからはミーティング（会議）が無駄になる主な要因についてご紹介したいと思います。

無駄になる要因①：やたら参加人数が多い
ミーティングの議題に直接関係のあるメンバーだけでなく、ほとんど関係のない参加者がいるミーティングも散見されますが、正直無駄と言えます。

無駄になる要因②：やたらと長い
「議題から話が逸れて、本来であれば5分程度で決まる内容を、60分もかけて話してしまった」という経験をお持ちの方も多いでしょう。

無駄になる要因③：何も決まらない
意思決定を目的としたミーティングであるにも関わらず、何も決まらずに終わるミーティングは無駄以外のなにものでもありません。

無駄になる要因④：一言も発しないメンバーがいる
一言も発さないメンバーがいる場合も危険信号です。
本来参加すべきではないメンバーを呼んでしまっている兆候とも言えるでしょう。

その他の要因
その他にも以下のようなことが当てはまる場合は改善すべきと言えるので、併せてチェックしてみてください。

・実施目的の明確化ができていない
・一人一人の話が長い
・進行役(ファシリテーター)が居ない
・議題が用意できていない
・人の意見に対して否定から入る

最後にミーティング（会議）の効果を高めるポイントをご紹介します。
ポイント①：目的を必ず明確にした上で共有する
ミーティングを行う際は、なぜそのミーティングを開催するのかという目的を明確にすることが何よりもまず重要です。

また明確化した目的を、参加者に対してしっかりと共有しておくことを忘れてはいけません。

ポイント②：事前に議題や考えてきてほしいことを共有
またミーティング開催前に、実際にミーティングで話す議題や事前に考えてきてほしいことなどを共有することも、効果を高めるうえで重要なポイントとなります。

このポイントを押さえておくことで、その場でとっさに考えたような浅い回答や結論を防ぐことができるでしょう。

ポイント③：ファシリテーターのアサイン
ミーティングの進行役、取りまとめ役であるファシリテーターの有無は、ミーティングの質に直結します。

・話が逸れそうになった時に引き戻す
・発言が少ないメンバーに話を振る

といった役割を設けて、効果的にミーティングを進行しましょう。

ポイント④：参加人数を必要最小限に抑える
ミーティングの目的や内容に応じた、適切なメンバーの選出も重要なポイントです。

「とりあえず部門全員を呼んでおこう」といったことをせず、必要最小限のメンバーに抑えることで質の高いミーティングにすることができるのです。

ポイント⑤：議事録を作成する
最後のポイントは議事録を作成するという点です。

ミーティングで話したことや決まったことを可視化しておくことで、後々振り返ることもでき、「言った、言ってない」といったトラブルも防ぐことができるでしょう。

ミーティングの議事録はメモ書き程度でもいいですが、

・重大な意思決定が行われ、参加メンバー以外にも周知したい場合
・今後「言った、言ってない」のトラブルに発展するおそれがある場合

この場合はスマホやICレコーダーで録音しておき、文字起こししておくと安心です。
オンラインミーティングなら録画機能がついているので、録画を使って議事録を作成するといいでしょう。

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今回はミーティングの意味や効果を高めるポイントなどについて解説してきましたが、いかがでしたか。

ミーティングも会議も事業活動を進めるうえで重要なコミュニケーションの一つです。

この記事を参考に是非質の高いミーティングを実現してください！

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