会議の議事録作成に自動の文字起こしを導入するメリットや導入しないデメリットについて

AIや各種IT技術の進化に伴い、自動で文字起こしができる時代が訪れています。しかし、自動の文字起こしがどのようなものかわからず、古いやり方である人力での文字起こしから脱却できていない方もいらっしゃるでしょう。


今回は会議の議事録作成に自動の文字起こしを導入するメリットや導入しない場合のデメリットについてお話します。

はじめに会議の議事録作成に自動の文字起こしを導入するメリットをご紹介します。

議事録の電子化やペーパーレス化につながる

自動の音声文字起こしを導入することで議事録の電子化やペーパーレス化につながります。元来、文字起こしは人力でなければ対応できない作業だったことから、DXを推進しにくい分野だったと言えます。今では文字起こしの精度も少しずつ向上しており、会議やミーティング、打ち合わせなどの音声データの電子化や会議そのもののペーパーレス化の推進に役立てられています。また、紙ベースの議事録から脱却できることで、会議の透明化や正当性のチェックがしやすくなるのも利点と言えるでしょう。

自動の音声文字起こしなら労力やコストの負担も少ない

従来の文字起こしは人力で大変でしたが、自動の音声文字起こしであれば作業負担などの労力、人的資源の確保や金銭的コストの負担も少なく済みます。実際に文字起こしするために音声を聞いて、文字に変換するという作業は非常に大変です。自動の音声文字起こしであれば労力やコストの負担が減り、人材の再配置や各部署や部門の仕事の割り振りの見直しなど、業務全般の最適化や効率化も視野に入ります。

音声を聞き取ってまとめるよりも圧倒的に早くて楽

自動の音声文字起こしは人力の文字起こしよりも圧倒的に早いです。音声を耳で聞き取って文字列に変換する作業において、前項の労力や金銭的なコストに加えて時間的なコストも必要です。自動の音声文字起こしであれば、録画したオンライン会議の動画、または録音した音声をアップロードするだけで自動で文字列に変換してくれることから、早くて楽になるのは確実です。前項と同じく時間的なリソースが確保されることで、残業時間の軽減、単調である文字起こしの作業にありがちなストレスも低減されることもメリットと言えるでしょう。

議事録の情報＝テキストデータを再利用、再活用や共有化しやすい

議事録を作成する元となるテキストデータはテキストマイニングやデータマイニングとして再利用や再活用がしやすい情報資源と言えます。会議の内容や情報がそのままデータとして蓄積されることで共有化もしやすくなり、部門や部署、離れた場所ともデータの行き来が可能になるのもメリットです。いわゆるビックデータの活用やデータの横断的な活用など、DXの推進の基盤を構築できるということでもあり、社内や組織内でしか使えなかった情報が利益や売上を生む可能性のあるデータとして価値を生むということです。

議事録の作成を属人化させず、誰でも議事録を作成できるようになる

自動の音声文字起こしを導入すれば、特定の担当や人物のみ、すなわち議事録の作成を属人化せずに済みます。テキストデータ化した会議の情報を元に、決まった手順やテンプレートを適用するだけできちんとした議事録が作成できるからです。議事録の作成自体は決して難しいものではありませんが、人力であれば片手間に担当できる業務でないのも事実であり、誰かに任せがちになってしまいますが、誰でも議事録を作成できるようになれば、個々の負担も軽減されますし、お互いがお互いをフォローする体制も作りやすくなります。

次に会議の議事録作成に自動の文字起こしを導入しない場合のデメリットをご紹介します。

人力だと人的リソースと時間的なコストが必要になる

人力の文字起こしの場合、人的リソースと時間的なコストが必要です。メリットでお話したことの逆ですが、誰かに属人化させてしまったり、単調な作業によるストレスを与えてしまったりするなどネガティブな影響ばかりです。そもそも、議事録自体は大切、会議の内容は重要であっても、人力の文字起こしは生産性のある仕事とは言えません。そもそも、音声の自動文字起こしという技術があるのに導入せず、人力で処理させている時点で音声の自動文字起こしを導入している企業と比べて生産性が低くなるということも理解しておきましょう。

人力による文字起こしの外注はコストが高め

人力による文字起こしは外注することもできます。しかし、文字起こしの外注はコストが高くなる傾向にあり、会議やミーティングのためにその都度金銭的なコストが発生するのは無駄な経費とも言えます。このことから、社内や組織内の人材に人力で文字起こしをさせてしまいがちになり、前項のように人材の有効活用ができない、一人に負担を押し付けてしまうという結果を招きます。

人力による文字起こしの外注は情報漏洩が心配

人力による文字起こしの外注は情報漏洩が心配というデメリットもあります。例え、守秘義務があったとしても外部に何らかの情報を渡してしまうのはセキュリティ的にも難があるのも事実です。そもそも、会議やミーティング、打ち合わせなどの内容は社内や組織内における機密情報ばかりであり、本来であれば外部の人間に任せるものではありません。やはり、このことも社内や組織内で文字起こしをすべきという理由につながり、結果として古い人力なやり方の文字起こしから脱却できない要因と言えます。

議事録を作成すること自体が難しくなる場合も

文字起こしを外部に委託するのは厳しい、とはいえ社内や組織内の人材で議事録を作成し続けるのも困難であるとなれば、議事録を作成すること自体が難しくなるということでもあります。実際問題として議事録のない会議ほど無駄なものはありませんし、議事録を作らないなら会議をすべきではないと言っても過言ではありません。同時に、この先の少子高齢化や現役世代の引退などの要因で人材不足となることを考えると、古いやり方に固執し、無駄の多い作業に人材を割り振ること自体が厳しくなります。そして既存の人材を大切にし、離職率を下げていくこと、従業員満足度を向上させるためにも、自動化できる部分は自動化すべきであると言えるでしょう。

DX推進を妨げる要因を抱えつづけることに

DXの推進ではDXを推進しにくい、もしくはできないと思っている部分が社内や組織内全体のDX推進を妨げるとされています。例えば、オンライン会議を導入し、一度に集まることはなくなった。しかし、会議に参加した誰かに議事録の作成を押し付けることで、その人の生産性が低下したり、他の作業や業務効率が低下したりしてしまえばマイナス要因です。その他にも古いやり方なのはわかっていても、新しいやり方に変更できない姿勢や体制そのものがDX推進を妨げる要因です。DXを推進するためにも、人力の古いやり方の文字起こし、議事録の作成に固執しないことが大切だと理解しましょう。

今回は会議の議事録作成に自動の文字起こしを導入するメリットや導入しない場合のデメリットについてお話しました。

議事録の作成や人力による文字起こし自体が古いやり方、アナログな考え方と言えます。これからの時代は生産性のある仕事に従事するためにリソースを確保すること、人の手や思考を空けることが重要です。まずは議事録の作成の労力や負担を軽減するために自動の音声文字起こしを導入することをおすすめします。

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